К сожалению, большинству людей не хватает отведенных на работу 8 часов, для того чтобы расправиться со всеми делами. И часто вина за «вечерние посиделки» в офисе лежит вовсе не на изобилии работы, а на неумении распоряжаться собственным временем. Впрочем, науке экономить время вполне можно научиться.
Строим планы
Психологи советуют разделить все ваши дела на четыре основные категории: «срочно и важно», «не срочно, но важно», «срочно, но не важно», «не срочно и не важно». При этом специалисты уверены, что дела, которые вы отнесли к двум последним категориям, лучше не выполнять. Их вполне можно поручить подчиненным или отложить на неопределенный срок, освободив время для дел, которые вошли в первые две категории.
При этом старайтесь спланировать свой рабочий день так, чтобы работа была распределена по блокам. Например, в один блок вы можете объединить несколько телефонных разговоров, в другой – ответы на корреспонденцию, в третий – обсуждение служебных вопросов с подчиненными и коллегами. Специалисты уверены, что такое разделение помогает не терять времени на то, чтобы переключиться с одной работы на другую.
Составляя расписание, важно учитывать и свои биологические ритмы. Давно известно, что люди делятся на два основных типа – жаворонки и совы. Первые легко встают по утрам и наиболее продуктивно работают в первой половине дня. Вторым, напротив, лучше работается ближе к вечеру. Дела, которые требуют максимальной концентрации и внимания, нужно планировать на то время, когда вы работаете более эффективно. А рутинную работу, которую вы можете делать даже в полусонном состоянии, отложите на «дремотные часы».
Однако специалисты предупреждают – не стоит чрезмерно увлекаться планированием. Заносите в свой ежедневник только по-настоящему важные дела, а не текущую работу. Люди с распухшим органайзером часто тратят на планирование гораздо больше времени, чем на саму работу. Планирование становится для них своеобразной игрой – чем больше дел будет записано в ежедневнике, тем приятнее вычеркивать выполненное. Но при этом в списке завершенных дел часто оказываются лишь мелочи, тогда как по-настоящему важная работа так и остается несделанной.
Планируем потери
Даже если вам удалось составить действительно четкий план на день, выполнить его удается далеко не всегда. Обычно мешают досадные мелочи – посторонние звонки, ожидание встречи, маленькие просьбы начальства, некстати повисший компьютер могут запросто уничтожить ваш поминутный план.
Почему так происходит? А потому что в вашем замечательном плане не существует весьма важного раздела – потери рабочего времени. К сожалению, такие проволочки неизбежны, и с бесполезной тратой части рабочего дня нужно просто смириться и внести ее в свой план. Специалисты давно посчитали, что подобные мелочи в среднем отнимают около 20% рабочего времени. А раз так, вы запросто можете скорректировать свое расписание и перестать раздражаться по этому поводу.
Учимся халтурить
Иногда причиной нехватки времени, как ни странно, оказывается ваша чрезмерная ответственность, или так называемый «синдром отличника». Вам хочется, чтобы вся работа была выполнена идеально. В результате вы можете готовиться к докладу на рядовом совещании, как к выступлению на международной конференции – потратить несколько часов на составление своей речи, тогда как можно было обойтись всего несколькими пометками в блокноте.
Еще одна причина сбоев в вашем расписании – непримиримая борьба за выполнение плана. Не старайтесь сделать все, что намечено любой ценой. Вполне вероятно, что в процессе работы возникнут более срочные и важные дела.
И последний совет – учитесь не обращать внимания на мелкие детали. Специалисты давным-давно подсчитали, что 80% успеха фирмы достигается благодаря лишь 20% клиентов и что только 20% текста статьи содержит действительно полезную информацию.
Наука концентрации
Наверняка вы не однажды замечали, что по нескольку раз перечитываете один и тот же текст, так и не сумев вникнуть в его смысл, ловили себя на том, что думаете о посторонних вещах, пока начальник раздает указания. В результате вы обнаруживаете, что большая часть времени была потрачена впустую, а важные дела так и остались невыполненными. Существует несколько приемов, которые помогут натренировать внимание:
● Иногда для того чтобы сконцентрироваться, достаточно сделать пять-шесть глубоких вдохов. Это упражнение увеличит поступление кислорода в мозг и снимет беспокойство.
● Каждый час делайте небольшие перерывы в работе – иногда невозможность сосредоточиться говорит о том, что вы просто устали.
● Поэкспериментируйте с музыкой. Многим, как ни странно, трудно работать в тишине.
● Как можно чаще упражняйтесь в устном счете. Перед тем как сделать покупки в магазине, постарайтесь сосчитать в уме общую сумму. Специалисты утверждают, что это простое упражнение улучшает внимание.
Полезные советы
● Наведите порядок на рабочем столе. На поиск нужного документа, погребенного под завалами бумаг, тратится довольно много времени.
● Если выполняете действительно важную работу, которая требует концентрации, ограничьте доступ к себе и не бойтесь прослыть нелюдимым человеком. Наоборот, вас скорее начнут воспринимать как сотрудника, который серьезно относится к делу. А чтобы не отвлекаться на телефонные звонки, на время включите автоответчик.
● Собираясь сделать телефонный звонок, запишите основные пункты обсуждения. Как правило, это помогает сократить время разговора.
● Не стремитесь делать все самостоятельно. Часть дел можно передать коллегам или подчиненным.
Кстати
Чем заняты клерки. Американцы тратят впустую около 20% рабочего времени. Об этом свидетельствуют результаты исследования, проведенного компанией, занимающейся анализом рынка труда и динамики заработной платы. Они провели опрос и получили неожиданные результаты:
- 60% опрошенных признались, что занимаются на работе посторонними делами. В среднем на это у них уходит 1,7 ч при стандартной продолжительности рабочего дня в 8,5 ч.
- 34% клерков отлынивают от работы, «сидя» в Интернете.
- 20,3% сказали, что, не будучи занятыми работой, просто болтают о чем-нибудь с коллегами.
- 17%, пытаясь скоротать время, занимаются личными делами.
- Отвечая на вопрос о том, почему они тратят рабочее время впустую, почти 18% респондентов ответили, что часто им бывает скучно на работе.
- 11,8% опрошенных считают, что им недоплачивают, и называют это в качестве основной причины своих «недоработок».
- 11,1% участников опроса сказали, что их работа не требует большого напряжения сил, а потому можно выкроить время на себя.
Коротко
Подними авторитет! Датские ученые выяснили, что отсутствие авторитета на работе у женщин повышает риск тяжелой депрессии. Женщины, которые считали, что к их мнению на работе никто не прислушивается (т. е. они не могли сами планировать свою деятельность, определять сроки работы и т. д.), в два раза чаще заболевали тяжелой депрессией. Также часто впадали в депрессию женщины, которые не чувствовали поддержки со стороны начальства. А вот поддержка со стороны коллег и объем работы никак не влияли на риск депрессии.
