За последние годы все элементы московской системы образования значительно модернизированы. Широкое распространение получило использование электронных технологий и не только в образовательном процессе, но и в области финансового контроля, вектор развития которого направлен и непосредственно на контроль, и на консультативную, наставническую деятельность. Руководитель Службы финансового контроля Департамента образования города Москвы Юлия Миронова рассказала, в чем сегодня заключается основная работа ее сотрудников.
В большинстве случаев проверки осуществляются удаленно
— Расскажите, пожалуйста, о Службе финансового контроля Департамента образования города Москвы. Какие основные задачи перед ней стоят?
Служба финансового контроля была создана в 2011 году для осуществления финансового контроля в государственных образовательных и других учреждениях, подведомственных Департаменту образования города Москвы. Можно сказать, что в настоящее время наша сфера деятельности стала и уже, и шире. С одной стороны, на нас возложили функции по осуществлению контрольных мероприятий по внутреннему финансовому аудиту и ведомственному контролю в сфере закупок, а с другой стороны мы стараемся проводить проверки с выходом в организацию как можно реже. Современные технологии позволяют проверять большинство вопросов финансово-хозяйственной деятельности школ удаленно. Поэтому, в основном, проверки проводятся во внеплановом порядке при поступлении жалобы, в которой приведены факты серьезных нарушений, а также по обращениям директоров школ. Если они хотят, например, проверить деятельность предыдущего директора или ныне действующих главного бухгалтера, заместителя по управлению ресурсами.
— С какими основными видами нарушений пришлось столкнуться службе в начале ее деятельности?
Начало деятельности службы практически совпало с переходом на новый метод финансирования образовательных организаций. Формула расчета размера субсидии на обеспечение выполнения государственного задания стала строиться на численности учащихся, а не на статусе школы и количестве работников в ее штатном расписании. Чем больше контингент обучающихся, тем выше объем финансирования. Это дало школам возможность самостоятельно распределять финансовые ресурсы на те нужды, которые ей действительно необходимы для получения высоких образовательных результатов, привело к оптимизации штатов.
В то же время на начальном периоде это породило и ряд проблем. Допускались ошибки при расчете размера финансирования. Отчасти это было связано с представлением учреждениями неверных данных о количестве и составе обучающихся, проще говоря — с приписками контингента. Имела место выплата заработной платы «мертвым душам», то есть фактически не работающим лицам, и за фактически не выполнявшиеся работы. Типичным фактом являлось также излишнее расходование средств на оплату завышенных объемов и стоимости различных работ. В первую очередь — ремонтных. Выявлялись множественные факты наличия задолженности арендаторов за использование помещений и оплату коммунальных услуг. Кроме того, практически каждой проверкой устанавливались факты недостач и излишков материальных ценностей.
Нарушения, выявляемые в то время, имели старые корни, а при новой системе финансирования эти проблемы стали более заметными. Большую роль тут сыграла и реорганизация образовательных организаций, которая помогла выявить наличие «мертвых душ» и пресечь расходование средств на выплату им заработной платы.
Минимизировали технические ошибки
— Что дало системе в целом появление электронных баз данных?
Ввод в эксплуатацию автоматизированной информационной системы «Зачисление в образовательные учреждения» не только облегчил людям процедуру записи детей в детские сады и школы, устранил возможность брать взятки за зачисление детей, но и позволил практически изжить ошибки и нарушения, допускавшиеся при определении объемов субсидии.
Наличие электронных баз данных о контингенте, зачисленном в образовательные организации, позволило минимизировать технические ошибки при расчете финансирования. Теперь школы не могут приписать себе фиктивный контингент обучающихся, поскольку все дети фиксируются в общегородской электронной базе с контактными данными законных представителей. Расчет объема субсидии производится строго в соответствии с базой данных о контингенте, что исключает избыточное и неэффективное расходование бюджетных ассигнований, выделяемых департаменту образования на эти цели.
Кроме того, данные о контингенте могут быть в любой момент проверены СФК без выхода в учреждение. Год назад мы, например, проверяли Центр финансового обеспечения. Мы не нашли ни одной ошибки, связанной с расчетом финансирования, которое полагается школам.
— Продолжают ли вводиться новые эффективные методы контроля и мониторинга?
Наличие автоматизированных информационных систем «Контингент», «Бюджетный учет», автоматизированной системы управления городскими финансами, Единой системы записи на дополнительное образование, информационной системы «Проход и питание», Единой автоматизированной информационной системы торгов позволило, перестроить работу. Мы стали больше работать удаленно, без выхода в учреждение, что позволяет не отвлекать его сотрудников от их прямой работы.
Все большее развитие получает мониторинг деятельности школ с помощью камер видеонаблюдения. Они позволяют в режиме реального времени наблюдать за состоянием и уборкой территорий школ, организацией питания. По результатам мониторинга за последние 4 месяца было выявлено порядка 1600 нарушений в школах, все они были оперативно устранены.
Кроме того, Московский центр технологической модернизации образования разработал мобильное приложение «Помощник школ Москвы», которое проходит тестовую эксплуатацию. Приложение содержит наглядный перечень нарушений, гарантирует удобное заполнение форм, мгновенную отправку сообщения и отслеживание его статуса. Заметили, что не убирают в школе и на ее территории, некачественно провели ремонтные работы, плохую организацию питания? Сообщайте, нарушение не останется без внимания.
Методы помощи директорам школ
— Входит ли в основные функции службы выработка предложений в помощь проверяемым организациям по улучшению ситуации, участие в разработке методических рекомендаций в связи с выявленными нарушениями?
Да, служба принимает участие в разработке различных методических рекомендаций, цель которых — искоренение причин системных нарушений финансово-хозяйственной деятельности, создание условий, когда их совершение станет невозможным. Например, в связи с тем, что были выявлены факты неуплаты учреждениями страховых взносов в государственные внебюджетные фонды, для директоров школ были разработаны рекомендации по организации контроля за их своевременной и правильной уплатой. В помощь представителям учредителя в управляющих советах школ были разработаны рекомендации по контролю финансово-хозяйственной деятельности школы, а также рекомендации педагогам по проверке правильности начисления заработной платы.
— Какие еще методы помощи директорам школ в повышении результативности использования финансовых и материальных ресурсов используют сегодня сотрудники Службы финансового контроля?
О помощи следует говорить, прежде всего, когда пришел новый директор и он пока не знает людей, и, как правило, профессионально не работал с финансами. Надо не забывать, что директора школ — это чаще всего люди с педагогическим образованием. Директор, предположим, может оценить квалификацию своего заместителя по учебно-воспитательной работе, но не может оценить квалификацию бухгалтера, что и понятно. И если мы по каким-либо причинам оказываемся в учреждении, когда там появился новый директор, то это для него большая помощь. Он после проверки понимает, в каком состоянии дела в учреждении. Или, если жалуются, а жалобщик может быть не объективен или просто клевещет, преследуя свою какую-то цель. Это тоже иногда происходит при смене администрации. Тогда после проверки часто выясняется, что данные, изложенные в жалобе, не подтвердились. Цель службы — объективная проверка.
Надо сказать, что первые годы работы СФК обращений за разъяснениями самых различных вопросов финансово-хозяйственной деятельности школ в новых условиях работы, о переходе на новую систему оплаты труда, порядке списания основных средств и тому подобной тематики было очень много. Сейчас их гораздо меньше. Главное, что и нарушений стало выявляться гораздо меньше.
Снижению количества нарушений способствовали: еженедельное проведение семинара-совещания «Эффективное управление финансовыми ресурсами школы», обучение директоров в рамках проекта «Суббота директора московской школы», организация отдельного курса обучения для вновь назначенных директоров, проведение для директоров школ ознакомительного курса по бухгалтерскому учету, отчетности и бюджетированию, создание информационного ресурса «Навигатор для директора».
Также была организована работа по сопровождению деятельности образовательных организаций на каждом этапе закупочного цикла от стадии планирования до приемки выполненных работ. Специалисты проводят лекции и занятия для руководителей школ и их заместителей, в ходе которых рассказывают, например, как организовать внутренний финансовый контроль в школе, провести контрольный обмер выполненных работ и о многом другом.
Другими словами, в последние годы одной из основных задач СФК стала наставническая деятельность.
Выявляемые ошибки
— Расскажите, пожалуйста, об основных ошибках в финансово-хозяйственной деятельности школ, которые выявляют сотрудники службы сегодня.
Конечно, ошибки, приводящие к нарушениям, все еще встречаются, хотя их количество постоянно снижается. Можно выделить следующие: оплата товаров, работ, услуг по завышенной стоимости, в том числе в результате завышения начальной максимальной цены контракта; не применение мер ответственности к исполнителю по контракту; превышение объема полученной субсидии над объемом фактически оказанных образовательных услуг в связи с неполным выполнением государственного задания; нарушения порядка учета и хранения материальных ценностей.
Хочется отметить, что в этой работе, как ни в какой другой важны внимательность и наблюдательность. Именно эти качества позволяют выявить нарушения. Например, глобальное потепление в отдельно взятой школе. Или в контракт на содержание прилегающей территории в зимний период были включены и соответственно оплачены работы по поливу территории и уборке газонов. Или 2+2=6. Видимо, так рассчитывала стоимость ремонтных работ здания одна из школ, когда в сметном расчете устанавливала итоговую стоимость работ, которая в несколько раз превышала сумму слагаемых из отдельных видов ремонтных работ.
— Какие советы можно дать директорам московских школ, чтобы избежать наиболее типичных недочетов?
Нужно обеспечить школу квалифицированными управленческими кадрами. Эффективность работы во многом зависит от заместителя по управлению ресурсами. При этом, какой бы квалифицированной не являлась ваша управленческая команда, как бы вы не доверяли этим людям, всегда помните, что электронная цифровая подпись директора должна у него и находиться. Ни в коем случае не допускайте ее бесконтрольное использование. Контролируйте также и ход выполнения государственного задания, при необходимости оперативно принимайте меры к его уточнению и корректировке. Строго соблюдайте законодательство и положения нормативных актов, принятых школой и регулирующих ее деятельность, особенно положение об оплате труда. Обеспечьте соблюдение порядка учета и сохранности материальных ценностей; организуйте ведение претензионной работы на должном уровне; расходуйте денежные средства школы рационально и экономно.
СФК — не карающий меч, а помощник директорам школ и делом, и словом, который готов в том числе и защитить директоров от необоснованных обвинений. Но СФК стоит не только на страже интересов директоров, но и на страже соблюдения законных прав обучающихся и работников школы, в первую очередь учителей и педагогов.
Служба финансового контроля взаимодействует со школами не только в ходе проверок и не ограничивается рекомендациями по результатам проверок. Специалисты всегда готовы оказать консультативную и методическую помощь.
