Электронные трудовые книжки (ЭТК) введены в России в прошлом году. С тех пор сведения о трудовом пути каждого работника формируются в электронном виде. Какие преимущества это даёт? И как ими воспользоваться?
Выбор – за работником
Задача трудовой книжки – подтвердить стаж, который учитывается при назначении пенсии. Логично, что оформлять ЭТК государство поручило Пенсионному фонду России, ведущему учёт данных о стаже и заработках граждан. У молодых людей, которые впервые начали работать в этом году, бумажных книжек не будет, им сразу оформят электронные. А для тех, у кого уже есть трудовая, выбор электронной версии стал возможностью, но не обязанностью. Работник, пожелавший продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде, может в дальнейшем в любое время подать работодателю заявление о переходе на ЭТК. При этом ничто не угрожает трудовым и пенсионным правам тех людей, которые остались верны бумаге или вообще никак не выразили своё мнение. Работодатели по-прежнему обязаны делать записи в их старые книжки. Но ту же самую информацию они направляют в ПФР, где она дублируется в электронном виде.
Те же, кто уже предпочёл ЭТК, получают свою старую книжку на руки, чтобы в дальнейшем хранить её дома. Вернуться к бумажному формату трудовой, перейдя на электронный, уже нельзя.
Инструмент для удалёнки
Главное преимущество, которое даёт электронная книжка, – возможность пользоваться ею дистанционно. Устраиваясь на новую работу, достаточно скачать выписку из ЭТК и послать работодателю. При увольнении можно не опасаться, что начальство задержит возврат трудовой из-за какого-то конфликта. А приступив к оформлению пенсии, не надо приносить свою многостраничную трудовую биографию в ПФР. Эти данные в фонде уже есть, и ему нет необходимости их проверять. Именно так с каждым годом будет поступать всё больше и больше работников. Но, для того чтобы сполна воспользоваться всеми этими удобствами, нужно будет сделать ещё один шаг – перевести в электронную форму все подробности о своей работе, которые содержит бумажная книжка. Сделать это позволит механизм ретроконверсии данных.
«В электронные трудовые книжки, которые были оформлены на основе информационных ресурсов ПФР, на первом этапе вошли только общие сведения о нашей работе до 2020 г. – названия организаций и годы работы в них. Ретроконверсия позволит добавить названия должностей и отметки об особых условиях работы, например, на Крайнем Севере, – рассказывает юрисконсульт управления персоналом Высшей школы экономики Вячеслав Филиппов. – А пока все эти сведения в ЭТК не перенесены, бумажные книжки надо хранить дома бережно. Я бы посоветовал на всякий случай сделать электронный скан их страниц».
Как оформлять бумажные справки
Многих беспокоит, нет ли в электронной книжке ошибок, уменьшающих трудовой стаж и размеры будущей пенсии. Проверить это очень легко, оформив выписку в Личном кабинете на портале Госуслуг. Уйдут на это считаные минуты. Скорость получения информации – ещё одно преимущество электронного формата. Нужно быть только зарегистрированным на портале и иметь подтвержденную учётную запись. А если подтверждённой учётной записи нет – тоже нет никаких проблем. Нужно обратиться за выпиской к своему последнему работодателю, в местное отделение Пенсионного фонда или в МФЦ. По вашему выбору вам там оформят электронный файл с цифровой подписью или выдадут бумажную справку с печатью. Электронную или бумажную выписку из ЭТК также обязан выдавать уволняющемуся сотруднику работодатель.
При этом ни кадровики, ни сотрудники ПФР, ни работники МФЦ, оформляющие справки, прямого доступа к вашей электронной трудовой книжке не имеют. Вся эта информация закодирована и защищена от несанкционированного использования.
Как внести в ЭТК исправления, если неточности вдруг обнаружились? «По ошибкам, связанным с прошлой работой, надо обращаться к прежним работодателям или в ПФР, по записям о текущей работе – к нынешнему работодателю. Они сделают все нужные поправки по вашему заявлению», – советует Вячеслав Филиппов.
Почему будущее за цифрой
8 миллионов граждан России уже сделали выбор в пользу электронной трудовой книжки, отказавшись от старого бумажного варианта.
«Пандемия резко увеличила интерес к цифровым сервисам. Вынужденно попробовав дистанционные услуги, многие убедились, как это удобно, – отмечает руководитель департамента страхования и экономики социальной сферы Финуниверситета при правительстве РФ Александр Цыганов. – Граждан, открывающих Личный кабинет на портале Госуслуг всё больше, в том числе среди людей старшего возраста. Правильно, что остался выбор, какую трудовую книжку иметь – бумажную или электронную. Но новый опыт, который люди приобретают, постепенно подводит их к более экономичному и удобному варианту».
Вопрос – ответ
Почему электронная книжка надёжнее бумажной?
О том, как защищена информация, записанная в электронных трудовых книжках, «АиФ» рассказал научный руководитель факультета информационных технологий Финансового университета при Правительстве РФ Борис Славин.
- Можно ли уничтожить электронную книжку?
– Это практически исключено. Многолетний опыт показывает высокий уровень защищённости информационных систем Пенсионного фонда России. Сведения о работниках фиксируются в них по принципу распределённой базы данных.
Если говорить простыми словами, данные о работнике маленькими кусочками продублированы на десятках компьютеров-серверов. И когда частица информации в одном месте теряется, в других она сохраняется.
Бумажные трудовые книжки могут сгореть при пожаре. Они могут намокнуть и прийти в негодность, если помещение отдела кадров зальёт из-за аварии водопровода. Бумажную книжку может потерять сам работник или неаккуратный сотрудник организации, которому поручено работать с кадровыми документами. А данным, внесённым в электронную трудовую книжку, никакие из этих опасностей не угрожают.
- Можно ли подделать электронные записи?
Служба по информационной безопасности Пенсионного фонда руководствуется самыми строгими требованиями к защите данных.
Взломать систему индивидуального персонифицированного учёта ПФР и внести в ЭТК несанкционированное изменение практически невозможно.
Более того, в электронных базах данных сохраняется и дублируется на многих серверах вся история изменений. Видно, какой сотрудник, когда создал и отредактировал запись. Записи подтверждаются усиленной квалифицированной цифровой подписью, делаются чётко, понятно и легко исправляются, если закралась ошибка.
И тем более невозможна такая нередко встречающаяся ситуация, что непонятно название должности работника из-за того, что у кадровика, заполнявшего бумажную книжку, был неразборчивый почерк. Или не видно половины названия предприятия, где человек работал, из-за того, что побледнел оттиск печати.
