По часам
Считается, что планирование начинается с записей в ежедневник всех дел, которые вам предстоит выполнить. Однако эта тактика вряд ли увенчается успехом, если вы не знаете, сколько часов или минут у вас отнимает то или иное поручение начальства. Поэтому, перед тем как начать делать записи, прикиньте, сколько рабочего времени уходит на звонки клиентам, а сколько – на составление отчёта. Специалисты по тайм-менеджменту – так называется наука управления временем – советуют понаблюдать за собой в течение хотя бы трёх дней, чтобы разработать свой личный «хронометраж».
Теперь, когда вы определились с временными затратами, можно начинать составлять план.
Психологи советуют разделить все ваши дела на четыре основные категории: «срочно и важно», «не срочно, но важно», «срочно, но не важно» и «не срочно и не важно». При этом специалисты уверены, что дела, которые вы отнесли к двум последним категориям, лучше не выполнять. Их вполне можно поручить подчинённым или отложить на неопределённый срок, освободив время для дел, которые вошли в первые две категории.
Разобравшись с тем, какие именно дела достойны того, чтобы занять своё место в вашем списке, приступайте к более конкретному планированию. Пытаться по минутам расписать весь свой рабочий день – задача не из лёгких, поэтому разделите его на несколько частей и подумайте, чему вы посвятите утренние, обеденные и вечерние рабочие часы. При этом важно учитывать свои биологические ритмы. Жаворонкам проще выполнять самые сложные дела по утрам, совам – ближе к концу рабочего дня. Но к какой бы категории вы ни относились, старайтесь начинать свой день с чего-нибудь дисциплинирующего – зарядки или контрастного душа. Это поможет быстрее включиться в работу, не тратя времени на раскачку.
Теряем время!
Теперь, когда план составлен, посмотрите, насколько плотным выглядит ваше расписание. В нём нет ни одной свободной минутки? Увы, это означает, что часть дел обязательно окажется невыполненной. Ведь потери времени неизбежны! Клиент опоздал на важную встречу, начальник огорошил срочным внеплановым заданием, нужно выполнить работу вместо заболевшего коллеги – все эти «мелочи» могут поставить крест на вашем расписании. Сколько часов уходит на такие досадные проволочки? Специалисты подсчитали, что в среднем они занимают около 20% рабочего времени, то есть полтора-два часа в день.
Но и это ещё не всё. Нужно оставить в расписании несколько дырок – это перерывы на отдых. Для того чтобы работать с максимальной отдачей, нужно каждый час давать себе 10–15‑минутную передышку. Однако следите за тем, чтобы отдых не затягивался. Когда вы надолго отвлекаетесь от работы, заново вникнуть в дела бывает сложно.
Осторожно: аврал!
Бывает, что перед праздниками дел настолько много, что, записав их в ежедневник и прикинув время выполнения каждого из них, вы понимаете, что рабочего дня на всё это не хватит, как ни крути. А раз так, придётся задерживаться в офисе и жертвовать какими-то домашними делами.
Но чтобы не встретить конец года в состоянии выжатого лимона, помните, что сон никак не может войти в список этих жертв! Недосып – главный союзник стрессов, проблем со здоровьем и хронической усталости. Конечно, соблазн посидеть перед телевизором после долгого рабочего дня велик, но не стоит ему поддаваться. Тем, кто много работает, требуется больше времени для восстановления сил, поэтому ваш сон должен быть полноценным.
Постарайтесь выделить хотя бы несколько минут в день и для того, чтобы побыть на свежем воздухе. Специалисты из США установили, что даже пять минут прогулки положительно влияют на эмоциональное состояние человека, а двадцатиминутная прогулка на 20% повышает работоспособность.
Ну и конечно же, помните о том, что предпраздничный цейтнот закончится с наступлением праздников. Для того чтобы эффективно работать, нужна хорошая мотивация. В качестве неё могут выступать не только мысли о материальном вознаграждении, но и предвкушение каникул!
На заметку
Попробуйте повысить работоспособность при помощи таких средств:
Малиновый чай. Малина – замечательный источник витамина С и гпуппы В, которые берегут нас от стрессов, простуд и увеличивают работоспособность. Возьмите 4 чайные ложки сухих ягод малины, залейте 2 стаканами кипятка и настаивайте в термосе 2–3 часа. Пейте 2–3 раза в день.
Лимонный напиток. В лимоне содержатся вещества, которые способствуют концентрации внимания, повышают тонус организма и увеличивают работоспособность. Приготовить лимонный тоник совсем несложно. Налейте в чашку кипятка, выжмите в воду сок из двух лимонов, добавьте немного сахара, охладите – и полезный «лимонад» готов.
Грецкие орехи. Растолките ядра орехов в ступке и смешайте с равным количеством мёда. Принимайте медовo-ореховую смесь 2 раза в день после еды.