3 способа организовать телефонию в офисе: сравниваем и выбираем оптимальный вариант

Еще недавно аналоговая офисная телефония была единственным решением в сфере связи, но сегодня доступны и другие варианты — спутниковая и IP-телефония. Какой из них выбрать, как сэкономить на связи и повысить эффективность коммуникаций с клиентами и партнерами?

Аналоговая телефония для офиса

Аналоговая телефония — это классическая, знакомая всем технология. Сигнал передается по проводам, подсоединенным к местной АТС — автоматической телефонной станции. Она, в свою очередь, подключается к АТС районной и по этой цепочке — до федерального масштаба. Проще говоря, при аналоговой телефонии устанавливается прямое соединение между участниками разговора — закодированный звуковой ряд преобразовывается в электрический сигнал и, достигая места назначения, он снова преобразовывается и в обработанном виде попадает к адресату.

Как правило, для подключения офиса требуется провести отдельную линию, то есть протянуть кабель. Чтобы подключить аналоговый телефон в офис, нужно подать заявку местному оператору, после чего в назначенный день в офис явятся мастера, протянут кабель, установят телефонные аппараты и протестируют систему. Если компания большая и аппаратов требуется много, процесс может затянуться примерно на месяц.

Стоимость аналоговой связи относительно невысока, однако само подключение требует вложений. Если вашей компании требуется мини-АТС для многоканальной связи, то ее покупка и установка, а также работа мастеров и приобретение телефонных аппаратов могут обойтись в 50 тысяч рублей и более.

Плюсы

  • Аналоговая телефония для офиса стабильна и обеспечивает хорошее качество сигнала.
  • Очень низкая стоимость местных звонков, а также невысокая цена самих телефонных аппаратов.
  • Доступна во всех более или менее крупных населенных пунктах.

Минусы

  • При переезде в новое помещение весь процесс подключения придется повторять заново, а это означает новые расходы и смену телефонных номеров.
  • Аналоговая связь не обеспечивает достаточную информационную безопасность, такие телефоны легко прослушиваются.
  • Междугородние и международные звонки обходятся весьма дорого.
  • Иногда немедленно подключить аналоговую телефонию невозможно — приходится ждать, пока будет проложена сеть, и ожидание иногда растягивается на недели или даже на месяцы.
  • Аналоговая связь — не вариант для компаний, расположенных в отдаленных уголках страны, там, где сетей нет и их прокладка даже не планируется. Притом при аналоговой телефонии возможности ограничены только ведением разговора, в отличие от IP-телефонии.

Крупные провайдеры: «Ростелеком», МГТС.

Аналоговая телефония может стать хорошим решением для небольших офисов и компаний, количество сотрудников в которых не превышает 50 человек, а сама организация находится в пределах Центрального региона.

Спутниковая телефония

Спутниковая телефония для пользователя практически ничем не отличается от обычной мобильной связи, к которой мы так привыкли. Разница лишь в том, что сигнал спутникового телефона не пропадает нигде — ни в море, ни в таежных дебрях. Там, где нет покрытия сети, спутниковый телефон все равно продолжает работать, поскольку сигнал проходит непосредственно через спутник, который вращается на орбите Земли. Спутниковые телефоны бывают мобильными и стационарными, хотя мобильные все же пользуются большей популярностью. Для подключения достаточно купить сам аппарат и SIM-карту.

Стоимость услуг спутниковой связи дороже и сотовой, и аналоговой. Минута разговора по спутниковому телефону в среднем обойдется в 20–50 рублей, хотя при определенных условиях эта цифра может доходить и до 150–170 рублей.

Крупные провайдеры: «Инмарсат», «Иридиум».

Для телефонизации офисов этот вид связи практически не используется — исключение составляют те компании, чьи сотрудники работают «в поле» — тогда целесообразно будет снабдить их сотовыми телефонами. Такие услуги связи незаменимы для организаций, занимающихся геологоразведкой, на буровых станциях, в нефтедобывающих отраслях промышленности.

IP-телефония

Виртуальная телефония — это современный способ организовать телефонную связь путем передачи голосовых данных в закодированном виде через интернет. К виртуальной телефонной сети можно подключить:

  • обычный аппарат (для этого потребуется специальный шлюз);
  • смартфон;
  • планшет;
  • ноутбук;
  • компьютер;
  • специальный SIP-телефон для виртуальной телефонии.

Подключение проходит очень быстро — достаточно зарегистрироваться на сайте провайдера и выбрать тариф. Вы получите доступ в личный кабинет, где в любое время сможете изменить настройки — подключить или отключить номера, отправлять и принимать факсы, менять параметры доступа для сотрудников и многое другое.

Исторический факт
Первые попытки внедрения IP-телефонии были предприняты в 1991 году, когда была создана программа NetFone, позволяющая обмениваться голосовыми сообщениями через интернет.

Плюсы

  • Простота и скорость подключения — все можно сделать самостоятельно на сайте провайдера. Услуги специалиста и затраты на оборудование нужны только в том случае, если необходима установка шлюзов и покупка стационарных аппаратов для IP-телефонии. Но и эти затраты в среднем ниже, чем при организации аналоговой связи.
  • Гибкость настроек и возможность изменить их буквально за пять минут. Кроме того, в личном кабинете доступна статистика звонков. Вы сможете подсчитать:
    • сколько в среднем длится звонок;
    • сколько звонков делает каждый абонент;
    • как часто сотрудники пользуются связью в личных целях.
  • При переезде в другой офис нет необходимости менять номера телефонов и заново проводить подключение.
  • Есть возможность создать бесплатную корпоративную сеть даже в том случае, если сотрудники или филиалы находятся на разных континентах. Местоположение абонента не имеет никакого значения.
  • При помощи IP-телефонии для офиса можно не только звонить, но и устраивать видео- и телефонные конференции.
  • Есть возможность подключения многоканальных телефонов с любым номером. Например, ваши московские клиенты будут звонить по московскому номеру, однако звонок могут принимать операторы, которые находятся где угодно.
  • IP-телефония обеспечивает защиту данных. Она подходит тем, для кого крайне важно соблюдение конфиденциальности — перехватить и дешифровать такой сигнал крайне сложно.
  • В сравнении с другими типами связи IP-телефония для офиса стоит очень дешево. Особенно это касается междугородных и международных звонков. В среднем стоимость одной минуты междугородного разговора посредством IP-телефонии в 4 раза ниже, чем при использовании обычного телефона. А международные звонки обойдутся в 20–30 раз дешевле! Разговоры внутри сети и вовсе бесплатны, причем неважно, где именно находятся сотрудники.
  • Большое разнообразие тарифов позволяет подобрать решение, наиболее подходящее для специфики вашего бизнеса.
  • Можно подключить федеральный номер 8-800. В этом случае звонки будут бесплатными для всех ваших клиентов. В целом это хорошо сказывается на статистике обращений — нередко люди отказываются от звонка, не желая тратить деньги.
  • IP-телефония для офиса легко встраивается в другие инструменты коммуникации — возможна интеграция с сайтом компании, CRM-системами и прочее.
  • В отличие от аналоговой и спутниковой связи IP-телефония имеет большое количество дополнительных возможностей.

Минусы

  • В некоторых случаях необходимо потратиться на дополнительное оборудование.

Крупные провайдеры: МТТ, «Ростелеком», ТТК.

IP-телефония подойдет любой компании, но особенно актуальна для организаций с количеством сотрудников свыше 50 человек. Также это хороший вариант при наличии удаленных офисов и необходимости осуществлять качественную переадресацию звонков, в том числе и на мобильные номера. IP-телефония — надежное, экономичное решение для любого бизнеса и возможность пользоваться телефонным номером вне зависимости от местонахождения.

Так что же выбрать?

Какой способ связи предпочтительнее для офиса? Это зависит от размеров и принципов работы вашей компании. Для маленькой фирмы с десятком сотрудников, которые звонят в основном на номера вашего региона, подойдет и обычная аналоговая телефония. Этот же способ связи стоит выбрать, если по каким-то причинам интернет-подключение нестабильное или не слишком быстрое.

Спутниковая телефония целесообразна только для тех компаний, чьи сотрудники работают в труднодоступных местах, где нет ни телефонных кабелей, ни интернета.

IP-телефония для офиса — это оптимальный вариант для любых предприятий: от небольших компаний до огромных корпораций с филиалами на всех континентах. Она подойдет и тем, кто в основном звонит коллегам внутри сети, и организациям, чья деятельность связана с приемом большого количества звонков.

Мнение редакции

Для больших компаний может быть очень полезной услуга «виртуальный секретарь» — голосовое меню IVR, которое позволяет звонящему быстро выйти на нужного специалиста. «Виртуальный секретарь» экономит время сотрудников и клиентов. К тому же вы не потеряете покупателя, который может отказаться от сотрудничества с вами только потому, что не смог дозвониться до нужного специалиста.