Как оптимизировать расходы на связь: варианты экономии

Расходы на телефонную связь — одна из статей в бюджете административных расходов любой компании. Чем организация крупнее, тем выше ее затраты, и перед любой фирмой рано или поздно встает вопрос о сокращении расходов. Еще совсем недавно сделать это можно было, только отказавшись от каких-то коммуникативных возможностей, что нередко усложняло работу сотрудников. В этой статье мы расскажем, что такое интернет-телефония и как она поможет правильно сэкономить на телефонных звонках.

Структура и доля расходов на связь в бюджете компании

Все компании обязательно используют в работе телефонную связь. Еще двадцать-тридцать лет назад монополистом в этой области была стационарная связь, в каждой организации обязательно был установлен телефонный аппарат или даже несколько. Телефоны такого типа все еще остаются весьма востребованными, даже несмотря на то, что их в какой-то степени вытеснили сотовые.

В большинстве крупных компаний установлены стационарные офисные АТС, обслуживающие сразу несколько номеров. Сотовыми корпоративными телефонами обычно обеспечиваются руководство и менеджеры среднего звена, чья работа связана с выездами и большим количеством переговоров. Часто мобильные телефоны используются и в качестве офисных, обычно это происходит в маленьких компаниях, владельцам которых проще купить сим-карту, чем тратить деньги на установку и абонентскую плату стационарного телефона.

Особенно важна телефонная связь для интернет-магазинов, транспортных и туристических фирм, организаций, занимающихся оптовыми продажами — всех тех, чья работа во многом зависит от общения с клиентами, партнерами и поставщиками.

Ежемесячно каждая компания, ведущая активную коммуникацию с клиентами, оплачивает целую кипу счетов:

  • абонентская плата за стационарную телефонную связь;
  • плата за интернет;
  • плата за корпоративную сотовую связь.

Для вновь открывшихся компаний расходы на связь увеличиваются из-за необходимости покупки АТС и ее установки. Конечно, это разовые траты, но для небольшой компании и они могут быть очень существенными.

Сколько в среднем тратят компании на телефонию, зависит от целого ряда факторов. Этот показатель очень индивидуален и определяется размером штата компании, географическим расположением офисов, наличием филиальной сети и ее размерами.

На заметку
По данным Gartner Group, российские предприятия тратят на ИТ, включая телефонию и услуги интернета, от 0,64 до 3,87% от оборота.

Небольшие фирмы в среднем расходуют около 35 000 рублей в месяц (абонентская плата за телефон плюс звонки), затраты организаций средней величины могут достигать приблизительно 50 000–100 000 рублей ежемесячно, а крупных компаний — нескольких сотен тысяч. При этом размеры затрат имеют тенденцию к увеличению. Не удивительно, что вопрос снижения расходов на телефонную связь становится все актуальнее.

Расходы на связь в рамках телефонизации офисного пространства

Аналоговый способ телефонизации офиса до сих пор остается самым распространенным. Попробуем выяснить, во сколько обойдется такая телефонизация для вновь открывшейся фирмы, которой необходимо установить АТС с нуля.

Для примера возьмем небольшой интернет-магазин с колл-центром на 3 операторов. Для работы колл-центра необходима АТС с тремя номерами. Предположим, что каждый из операторов общается с клиентами 150 часов ежемесячно (см. табл. 1).

Таблица 1.Примерные расходы на аналоговую телефонию (по данным «Ростелеком» и сайта technopoint.ru).

Затратный компонент

Примерная стоимость услуг, руб[1].

Приобретение 3 телефонных аппаратов по 1700 рублей

5100

Приобретение АТС на 8 номеров

18 490

Подключение и программирование АТС

5000 + 3000 (вызов мастера)

Стоимость ежемесячного обслуживания АТС

1000

Абонентская плата за многоканальный номер

450

Стоимость разговоров (в среднем за 3 операторов)

48 600

Подключение телефонии

2200

Абонентская плата

600

Итого:

84 440


На практике затраты на подключение АТС могут быть еще больше, поскольку в расчетах не учтена стоимость расходных материалов, а также работ по прокладке кабеля и установке розеток. Ежемесячные расходы на услуги связи составят около 50 000 рублей.

Расходы на мобильную связь

Следующий вариант телефонизации — мобильный. Обычно он используется вместе с аналоговой связью, и расходы на него входят в общий список ежемесячных счетов. Рассмотрим этот тип на примере небольшого турагентства со штатом из 4 сотрудников. Для них приобретены три обычных номера и один золотой. Предполагается 50 часов разговоров и две командировки для 4 сотрудников в месяц (см. табл. 2).

Таблица 2. Примерные расходы на мобильную связь (По данным «Билайн»: тариф «Все для бизнеса»).

Расходы

Примерная стоимость услуг, руб.

Подключение золотого номера

15 000

Абонентская плата в месяц

1500 × 4 = 6000

Гарантийный взнос

1700 × 4 = 6800

Роуминг — абонентская плата за месяц

250 × 4 = 1000

Итого:

28 800


Если возникнет необходимость приобретения для сотрудников сотовых телефонов, то стоимость подключения к мобильной связи существенно возрастет. В том случае, если фирма решит обойтись без стационарных телефонов, ее ежемесячные затраты составят около 7000 рублей. Для крупных фирм с большим количеством сотрудников использование мобильной связи совсем нецелесообразно, поскольку стоимость связи в этом случае вырастет в десятки раз.

Как снизить расходы на связь?

Существует по меньшей мере два решения, позволяющие существенно снизить расходы на связь для компании.

Вариант 1. Виртуальная телефония или VoIP

Принцип работы IP-телефонии заключается в передаче голосовых сигналов не через проводные телефонные сети, а посредством интернета. При этом общаться между собой могут как владельцы мобильных, так и стационарных телефонов.

Если верить опубликованной в интернете статистике, предоставляемой российскими провайдерами, примерный процент экономии с помощью IP-телефонии таков[2]:

  • 21,4% компаний отметили сокращение расходов на 50% и более;
  • 18% уменьшили траты на 30–50%;
  • 32% сэкономили на услугах связи 20–30%;
  • 14% сократили издержки на 10–15%.

Кроме недорогих тарифов, интернет-телефония имеет ряд возможностей и преимуществ, которые способны серьезно уменьшить расходы на связь:

  • При настройке IP-телефонии не требуется покупка и установка дорогостоящей аппаратуры в офисе. Абонент получает бесплатную внутреннюю и недорогую междугороднюю (и международную) связь.
  • Масштабируемость в зависимости от потребностей организации. При открытии новых филиалов или переезде не придется покупать новые АТС, достаточно подключиться к IP-телефонии.
  • Настройка на расстоянии. Не нужно вызывать специалиста в офис, все можно сделать самостоятельно в личном кабинете или обратиться в службу техподдержки провайдера удалённо.
  • Контроль расходов на связь. Опция записи всех разговоров позволяет контролировать переговоры в компании, а значит — сотрудники перестанут использовать телефоны в личных целях.
  • Звонки внутри сети — бесплатная услуга.

Подключить IP-телефонию можно к любому устройству связи в любом месте, где есть интернет. В этом случае не потребуется никакого дополнительного оборудования. Для того чтобы получить возможность звонить с обычного телефона, необходимо наличие специального адаптера (IP-шлюза). Средняя цена такого шлюза составляет 10 800 рублей, но из-за низких тарифов его стоимость окупается буквально за два-три месяца. К одному шлюзу на два порта можно подключить два телефона, но существуют устройства и на 48 портов.

Рассмотрим ежемесячные расходы на IP-телефонию с установкой облачной АТС в нашем гипотетическом интернет-магазине с колл-центром на 3 операторов, каждый из которых затрачивает в месяц 150 часов разговоров с многоканального номера (см. табл. 3).

Таблица 3. Примерные расходы на IP-телефонию (по данным сайта www.mtt.ru/ru/).

Расходы на связь

Примерная стоимость, руб.

Настройка кабинета администратора и до 5 номеров сотрудников

2000

Гарнитура для компьютера (вариант установки ПО на ПК)

3000 × 3

Подключение многоканального номера

990

Абонентская плата в месяц

1180

Абонентская плата за виртуальную АТС

708

Стоимость разговоров в месяц за 3 операторов

20 000

Итого:

32 178


Ежемесячные расходы колл-центра составят около 22 000 рублей, при этом расходы на аналоговую связь при таком же количестве часов на разговоры — более 50 000 рублей. Снижение затрат на связь благодаря IP-телефонии может достигать 50%, а в некоторых случаях — даже 90%, это зависит от правильного выбора провайдера и размера компании.

Эти расчеты наглядно показывают, почему интернет-телефония постепенно вытесняет аналоговую связь, позволяя значительно сократить расходы. Но каким еще образом можно сэкономить на связи?

Вариант 2. FMC (Fixed Mobile Convergence)

Эта технология может объединить два типа связи — стационарную и мобильную. По сути — это та же виртуальная АТС, но в ее сеть включены и мобильные телефоны, по своему функционалу ничем не отличающиеся в данном случае от стационарных. Отличительная черта FMC — общий план короткой нумерации, который позволяет сотрудникам компании связываться между собой по внутрикорпоративным коротким номерам в пределах сети. Например, сотрудник может позвонить со стационарного офисного телефона на мобильный телефон коллеги, также имеющего короткий номер, и наоборот.

Исчезает необходимость звонить на федеральные мобильные номера с оплатой по общему тарифу и дозваниваться с мобильного до нужного работника через секретарей, тратя время на ожидание и деньги на оплату. Даже в роуминге можно с мобильного позвонить на любой внутренний телефон компании, бесплатно набрав короткий номер.

На заметку
Актуальный вариант — когда офисная АТС отсутствует, а у всех сотрудников имеются только мобильные телефоны, можно объединить все корпоративные телефоны при помощи аналогичного короткого плана нумерации.
телефон

Существенно сократить расходы на телефонную связь возможно при помощи IP-телефонии.

Как можно сократить расходы?
телефоны

Виртуальная АТС может объединить стационарные и мобильные телефоны сотрудников в единую сеть с внутренней нумерацией.

Подробнее о сервисе...
рост продаж

Бесплатный пробный период позволит оценить качество связи и функциональность предлагаемых сервисов.

Как подключиться?
сеть

IP-телефония — современный инструмент для организации телефонной инфраструктуры компании.

Узнать больше...
запись

С помощью услуги «запись телефонных разговоров» можно:

  • обучать персонал;
  • улучшить скрипты продаж;
  • контролировать сотрудников.
Подробнее об услуге...
телефон

Для получения городского номера можно воспользоваться услугой «виртуальный номер». Для выбора доступны номера более 80 городов России.

Подключить городской номер...

Мнение редакции

IP-те­ле­фо­ния, по­ми­мо то­го что са­ма по се­бе яв­ля­ет­ся мощ­ным ин­ст­ру­мен­том эко­но­мии, предо­став­ля­ет мас­су воз­мож­нос­тей для по­сле­ду­ю­щей оп­ти­ми­за­ции рас­хо­дов на связь. Есть воз­мож­ность са­мос­то­я­тель­но за па­ру ми­нут за­про­грам­ми­ро­вать лю­бые огра­ни­че­ния на ис­хо­дя­щие или вхо­дя­щие звон­ки. На­при­мер, воз­мож­на бло­ки­ров­ка звон­ков кон­крет­ных со­труд­ни­ков на меж­ду­го­род­ние или меж­ду­на­род­ные но­ме­ра, на но­ме­ра за­ра­нее со­став­лен­но­го чер­но­го спис­ка и т.д.