Как уменьшить расходы на связь: варианты оптимизации

Расходы на телефонную связь — одна из статей в бюджете административных расходов любой компании. Чем организация крупнее, тем выше ее затраты, и перед любой фирмой рано или поздно встает вопрос о сокращении расходов. Еще совсем недавно сделать это можно было, только отказавшись от каких-то коммуникативных возможностей, что нередко усложняло работу сотрудников. В этой статье мы расскажем, что такое интернет-телефония и как она поможет правильно сэкономить на телефонных звонках.

Структура и доля расходов на связь в бюджете компании

Все компании обязательно используют в работе телефонную связь. Еще двадцать-тридцать лет назад монополистом в этой области была стационарная связь, в каждой организации обязательно был установлен телефонный аппарат или даже несколько. Телефоны такого типа все еще остаются весьма востребованными, даже несмотря на то, что их в какой-то степени вытеснили сотовые.

В большинстве крупных компаний установлены стационарные офисные АТС, обслуживающие сразу несколько номеров. Сотовыми корпоративными телефонами обычно обеспечиваются руководство и менеджеры среднего звена, чья работа связана с выездами и большим количеством переговоров. Часто мобильные телефоны используются и в качестве офисных, обычно это происходит в маленьких компаниях, владельцам которых проще купить сим-карту, чем тратить деньги на установку и абонентскую плату стационарного телефона.

Особенно важна телефонная связь для интернет-магазинов, транспортных и туристических фирм, организаций, занимающихся оптовыми продажами — всех тех, чья работа во многом зависит от общения с клиентами, партнерами и поставщиками.

Ежемесячно каждая компания, ведущая активную коммуникацию с клиентами, оплачивает целую кипу счетов:

  • абонентская плата за стационарную телефонную связь;
  • плата за интернет;
  • плата за корпоративную сотовую связь.

Для вновь открывшихся компаний расходы на связь увеличиваются из-за необходимости покупки АТС и ее установки. Конечно, это разовые траты, но для небольшой компании и они могут быть очень существенными.

Сколько в среднем тратят компании на телефонию, зависит от целого ряда факторов. Этот показатель очень индивидуален и определяется размером штата компании, географическим расположением офисов, наличием филиальной сети и ее размерами.

На заметку
По данным Gartner Group, российские предприятия тратят на ИТ, включая телефонию и услуги интернета, от 0,64 до 3,87% от оборота.

Небольшие фирмы в среднем расходуют около 35 000 рублей в месяц (абонентская плата за телефон плюс звонки), затраты организаций средней величины могут достигать приблизительно 50 000–100 000 рублей ежемесячно, а крупных компаний — нескольких сотен тысяч. При этом размеры затрат имеют тенденцию к увеличению. Не удивительно, что вопрос снижения расходов на телефонную связь становится все актуальнее.

Расходы на связь в рамках телефонизации офисного пространства

Аналоговый способ телефонизации офиса до сих пор остается самым распространенным. Попробуем выяснить, во сколько обойдется такая телефонизация для вновь открывшейся фирмы, которой необходимо установить АТС с нуля.

Для примера возьмем небольшой интернет-магазин с колл-центром на 3 операторов. Для работы колл-центра необходима АТС с тремя номерами. Предположим, что каждый из операторов общается с клиентами 150 часов ежемесячно (см. табл. 1).

Таблица 1.Примерные расходы на аналоговую телефонию (по данным «Ростелеком» и сайта technopoint.ru).

Затратный компонент

Примерная стоимость услуг, руб[1].

Приобретение 3 телефонных аппаратов по 1700 рублей

5100

Приобретение АТС на 8 номеров

18 490

Подключение и программирование АТС

5000 + 3000 (вызов мастера)

Стоимость ежемесячного обслуживания АТС

1000

Абонентская плата за многоканальный номер

450

Стоимость разговоров (в среднем за 3 операторов)

48 600

Подключение телефонии

2200

Абонентская плата

600

Итого:

84 440


На практике затраты на подключение АТС могут быть еще больше, поскольку в расчетах не учтена стоимость расходных материалов, а также работ по прокладке кабеля и установке розеток. Ежемесячные расходы на услуги связи составят около 50 000 рублей.

Расходы на мобильную связь

Следующий вариант телефонизации — мобильный. Обычно он используется вместе с аналоговой связью, и расходы на него входят в общий список ежемесячных счетов. Рассмотрим этот тип на примере небольшого турагентства со штатом из 4 сотрудников. Для них приобретены три обычных номера и один золотой. Предполагается 50 часов разговоров и две командировки для 4 сотрудников в месяц (см. табл. 2).

Таблица 2. Примерные расходы на мобильную связь (По данным «Билайн»: тариф «Все для бизнеса»).

Расходы

Примерная стоимость услуг, руб.

Подключение золотого номера

15 000

Абонентская плата в месяц

1500 × 4 = 6000

Гарантийный взнос

1700 × 4 = 6800

Роуминг — абонентская плата за месяц

250 × 4 = 1000

Итого:

28 800


Если возникнет необходимость приобретения для сотрудников сотовых телефонов, то стоимость подключения к мобильной связи существенно возрастет. В том случае, если фирма решит обойтись без стационарных телефонов, ее ежемесячные затраты составят около 7000 рублей. Для крупных фирм с большим количеством сотрудников использование мобильной связи совсем нецелесообразно, поскольку стоимость связи в этом случае вырастет в десятки раз.

Как снизить расходы на связь?

Существует по меньшей мере два решения, позволяющие существенно снизить расходы на связь для компании.

Вариант 1. Виртуальная телефония или VoIP

Принцип работы IP-телефонии заключается в передаче голосовых сигналов не через проводные телефонные сети, а посредством интернета[1]. При этом общаться между собой могут как владельцы мобильных, так и стационарных телефонов.

Если верить опубликованной в интернете статистике, предоставляемой российскими провайдерами, примерный процент экономии с помощью IP-телефонии таков:

  • 21,4% компаний отметили сокращение расходов на 50% и более;
  • 18% уменьшили траты на 30–50%;
  • 32% сэкономили на услугах связи 20–30%;
  • 14% сократили издержки на 10–15%.

Кроме недорогих тарифов, интернет-телефония имеет ряд возможностей и преимуществ, которые способны серьезно уменьшить расходы на связь:

  • При настройке IP-телефонии не требуется покупка и установка дорогостоящей аппаратуры в офисе. Абонент получает бесплатную внутреннюю и недорогую междугороднюю (и международную) связь.
  • Масштабируемость в зависимости от потребностей организации. При открытии новых филиалов или переезде не придется покупать новые АТС, достаточно подключиться к IP-телефонии.
  • Настройка на расстоянии. Не нужно вызывать специалиста в офис, все можно сделать самостоятельно в личном кабинете или обратиться в службу техподдержки провайдера удалённо.
  • Контроль расходов на связь. Опция записи всех разговоров позволяет контролировать переговоры в компании, а значит — сотрудники перестанут использовать телефоны в личных целях.
  • Звонки внутри сети — бесплатная услуга.

Подключить IP-телефонию можно к любому устройству связи в любом месте, где есть интернет. В этом случае не потребуется никакого дополнительного оборудования. Для того чтобы получить возможность звонить с обычного телефона, необходимо наличие специального адаптера (IP-шлюза). Средняя цена такого шлюза составляет 10 800 рублей, но из-за низких тарифов его стоимость окупается буквально за два-три месяца. К одному шлюзу на два порта можно подключить два телефона, но существуют устройства и на 48 портов.

Рассмотрим ежемесячные расходы на IP-телефонию с установкой облачной АТС в нашем гипотетическом интернет-магазине с колл-центром на 3 операторов, каждый из которых затрачивает в месяц 150 часов разговоров с многоканального номера (см. табл. 3).

Таблица 3. Примерные расходы на IP-телефонию (по данным сайта www.mtt.ru/ru/).

Расходы на связь

Примерная стоимость, руб.

Настройка кабинета администратора и до 5 номеров сотрудников

2000

Гарнитура для компьютера (вариант установки ПО на ПК)

3000 × 3

Подключение многоканального номера

990

Абонентская плата в месяц

1180

Абонентская плата за виртуальную АТС

708

Стоимость разговоров в месяц за 3 операторов

20 000

Итого:

32 178


Ежемесячные расходы колл-центра составят около 22 000 рублей, при этом расходы на аналоговую связь при таком же количестве часов на разговоры — более 50 000 рублей. Снижение затрат на связь благодаря IP-телефонии может достигать 50%, а в некоторых случаях — даже 90%, это зависит от правильного выбора провайдера и размера компании.

Эти расчеты наглядно показывают, почему интернет-телефония постепенно вытесняет аналоговую связь, позволяя значительно сократить расходы. Но каким еще образом можно сэкономить на связи?

Вариант 2. FMC (Fixed Mobile Convergence)

Эта технология может объединить два типа связи — стационарную и мобильную. По сути — это та же виртуальная АТС, но в ее сеть включены и мобильные телефоны, по своему функционалу ничем не отличающиеся в данном случае от стационарных. Отличительная черта FMC — общий план короткой нумерации, который позволяет сотрудникам компании связываться между собой по внутрикорпоративным коротким номерам в пределах сети. Например, сотрудник может позвонить со стационарного офисного телефона на мобильный телефон коллеги, также имеющего короткий номер, и наоборот.

Исчезает необходимость звонить на федеральные мобильные номера с оплатой по общему тарифу и дозваниваться с мобильного до нужного работника через секретарей, тратя время на ожидание и деньги на оплату. Даже в роуминге можно с мобильного позвонить на любой внутренний телефон компании, бесплатно набрав короткий номер.

На заметку
Актуальный вариант — когда офисная АТС отсутствует, а у всех сотрудников имеются только мобильные телефоны, можно объединить все корпоративные телефоны при помощи аналогичного короткого плана нумерации.
телефон

Существенно сократить расходы на телефонную связь возможно при помощи IP-телефонии.

Как можно сократить расходы?
телефоны

Виртуальная АТС может объединить стационарные и мобильные телефоны сотрудников в единую сеть с внутренней нумерацией.

Подробнее о сервисе...
рост продаж

Бесплатный пробный период позволит оценить качество связи и функциональность предлагаемых сервисов.

Как подключиться?
сеть

IP-телефония — современный инструмент для организации телефонной инфраструктуры компании.

Узнать больше...
запись

С помощью услуги «запись телефонных разговоров» можно:

  • обучать персонал;
  • улучшить скрипты продаж;
  • контролировать сотрудников.
Подробнее об услуге...
телефон

Для получения городского номера можно воспользоваться услугой «виртуальный номер». Для выбора доступны номера более 80 городов России.

Подключить городской номер...

Мнение редакции

IP-телефония, помимо того что сама по себе является мощным инструментом экономии, предоставляет массу возможностей для последующей оптимизации расходов на связь. Есть возможность самостоятельно за пару минут запрограммировать любые ограничения на исходящие или входящие звонки. Например, возможна блокировка звонков конкретных сотрудников на междугородние или международные номера, на номера заранее составленного черного списка и т.д.