Как уменьшить расходы на связь: варианты оптимизации

Расходы на телефонную связь — одна из статей в бюджете административных расходов любой компании. Чем организация крупнее, тем выше ее затраты, и перед любой фирмой рано или поздно встает вопрос о сокращении расходов. Еще совсем недавно сделать это можно было, только отказавшись от каких-то коммуникативных возможностей, что нередко усложняло работу сотрудников. В этой статье мы расскажем, что такое интернет-телефония и как она поможет правильно сэкономить на телефонных звонках.

Структура и доля расходов на связь в бюджете компании

Все компании обязательно используют в работе телефонную связь. Еще двадцать-тридцать лет назад монополистом в этой области была стационарная связь, в каждой организации обязательно был установлен телефонный аппарат или даже несколько. Телефоны такого типа все еще остаются весьма востребованными, даже несмотря на то, что их в какой-то степени вытеснили сотовые.

В большинстве крупных компаний установлены стационарные офисные АТС, обслуживающие сразу несколько номеров. Сотовыми корпоративными телефонами обычно обеспечиваются руководство и менеджеры среднего звена, чья работа связана с выездами и большим количеством переговоров. Часто мобильные телефоны используются и в качестве офисных, обычно это происходит в маленьких компаниях, владельцам которых проще купить сим-карту, чем тратить деньги на установку и абонентскую плату стационарного телефона.

Особенно важна телефонная связь для интернет-магазинов, транспортных и туристических фирм, организаций, занимающихся оптовыми продажами — всех тех, чья работа во многом зависит от общения с клиентами, партнерами и поставщиками.

Ежемесячно каждая компания, ведущая активную коммуникацию с клиентами, оплачивает целую кипу счетов:

• абонентская плата за стационарную телефонную связь;
• плата за интернет;
• плата за корпоративную сотовую связь.

Для вновь открывшихся компаний расходы на связь увеличиваются из-за необходимости покупки АТС и ее установки. Конечно, это разовые траты, но для небольшой компании и они могут быть очень существенными.

Сколько в среднем тратят компании на телефонию, зависит от целого ряда факторов. Этот показатель очень индивидуален и определяется размером штата компании, географическим расположением офисов, наличием филиальной сети и ее размерами.

Небольшие фирмы в среднем расходуют около 35 000 рублей в месяц (абонентская плата за телефон плюс звонки), затраты организаций средней величины могут достигать приблизительно 50 000–100 000 рублей ежемесячно, а крупных компаний — нескольких сотен тысяч. При этом размеры затрат имеют тенденцию к увеличению. Не удивительно, что вопрос снижения расходов на телефонную связь становится все актуальнее.

Расходы на связь в рамках телефонизации офисного пространства

Аналоговый способ телефонизации офиса до сих пор остается самым распространенным. Попробуем выяснить, во сколько обойдется такая телефонизация для вновь открывшейся фирмы, которой необходимо установить АТС с нуля.

Для примера возьмем небольшой интернет-магазин с колл-центром на 3 операторов. Для работы колл-центра необходима АТС с тремя номерами. Предположим, что каждый из операторов общается с клиентами 150 часов ежемесячно (см. табл. 1).

Таблица 1.Примерные расходы на аналоговую телефонию (по данным «Ростелеком» и сайта technopoint.ru).

Затратный компонент	Примерная стоимость услуг, руб[1].
Приобретение 3 телефонных аппаратов по 1700 рублей	5100
Приобретение АТС на 8 номеров	18 490
Подключение и программирование АТС	5000 + 3000 (вызов мастера)
Стоимость ежемесячного обслуживания АТС	1000
Абонентская плата за многоканальный номер	450
Стоимость разговоров (в среднем за 3 операторов)	48 600
Подключение телефонии	2200
Абонентская плата	600
Итого:	84 440

На практике затраты на подключение АТС могут быть еще больше, поскольку в расчетах не учтена стоимость расходных материалов, а также работ по прокладке кабеля и установке розеток. Ежемесячные расходы на услуги связи составят около 50 000 рублей.

Расходы на мобильную связь

Следующий вариант телефонизации — мобильный. Обычно он используется вместе с аналоговой связью, и расходы на него входят в общий список ежемесячных счетов. Рассмотрим этот тип на примере небольшого турагентства со штатом из 4 сотрудников. Для них приобретены три обычных номера и один золотой. Предполагается 50 часов разговоров и две командировки для 4 сотрудников в месяц (см. табл. 2).

Таблица 2. Примерные расходы на мобильную связь (По данным «Билайн»: тариф «Все для бизнеса»).

Расходы	Примерная стоимость услуг, руб.
Подключение золотого номера	15 000
Абонентская плата в месяц	1500 × 4 = 6000
Гарантийный взнос	1700 × 4 = 6800
Роуминг — абонентская плата за месяц	250 × 4 = 1000
Итого:	28 800

Если возникнет необходимость приобретения для сотрудников сотовых телефонов, то стоимость подключения к мобильной связи существенно возрастет. В том случае, если фирма решит обойтись без стационарных телефонов, ее ежемесячные затраты составят около 7000 рублей. Для крупных фирм с большим количеством сотрудников использование мобильной связи совсем нецелесообразно, поскольку стоимость связи в этом случае вырастет в десятки раз.

Как снизить расходы на связь?

Существует по меньшей мере два решения, позволяющие существенно снизить расходы на связь для компании.

Вариант 1. Виртуальная телефония или VoIP

Принцип работы IP-телефонии заключается в передаче голосовых сигналов не через проводные телефонные сети, а посредством интернета[1]. При этом общаться между собой могут как владельцы мобильных, так и стационарных телефонов.

Если верить опубликованной в интернете статистике, предоставляемой российскими провайдерами, примерный процент экономии с помощью IP-телефонии таков:

• 21,4% компаний отметили сокращение расходов на 50% и более;
• 18% уменьшили траты на 30–50%;
• 32% сэкономили на услугах связи 20–30%;
• 14% сократили издержки на 10–15%.

Кроме недорогих тарифов, интернет-телефония имеет ряд возможностей и преимуществ, которые способны серьезно уменьшить расходы на связь:

• При настройке IP-телефонии не требуется покупка и установка дорогостоящей аппаратуры в офисе. Абонент получает бесплатную внутреннюю и недорогую междугороднюю (и международную) связь.
• Масштабируемость в зависимости от потребностей организации. При открытии новых филиалов или переезде не придется покупать новые АТС, достаточно подключиться к IP-телефонии.
• Настройка на расстоянии. Не нужно вызывать специалиста в офис, все можно сделать самостоятельно в личном кабинете или обратиться в службу техподдержки провайдера удалённо.
• Контроль расходов на связь. Опция записи всех разговоров позволяет контролировать переговоры в компании, а значит — сотрудники перестанут использовать телефоны в личных целях.
• Звонки внутри сети — бесплатная услуга.

Подключить IP-телефонию можно к любому устройству связи в любом месте, где есть интернет. В этом случае не потребуется никакого дополнительного оборудования. Для того чтобы получить возможность звонить с обычного телефона, необходимо наличие специального адаптера (IP-шлюза). Средняя цена такого шлюза составляет 10 800 рублей, но из-за низких тарифов его стоимость окупается буквально за два-три месяца. К одному шлюзу на два порта можно подключить два телефона, но существуют устройства и на 48 портов.

Рассмотрим ежемесячные расходы на IP-телефонию с установкой облачной АТС в нашем гипотетическом интернет-магазине с колл-центром на 3 операторов, каждый из которых затрачивает в месяц 150 часов разговоров с многоканального номера (см. табл. 3).

Таблица 3. Примерные расходы на IP-телефонию (по данным сайта www.mtt.ru/ru/).

Расходы на связь	Примерная стоимость, руб.
Настройка кабинета администратора и до 5 номеров сотрудников	2000
Гарнитура для компьютера (вариант установки ПО на ПК)	3000 × 3
Подключение многоканального номера	990
Абонентская плата в месяц	1180
Абонентская плата за виртуальную АТС	708
Стоимость разговоров в месяц за 3 операторов	20 000
Итого:	32 178

Ежемесячные расходы колл-центра составят около 22 000 рублей, при этом расходы на аналоговую связь при таком же количестве часов на разговоры — более 50 000 рублей. Снижение затрат на связь благодаря IP-телефонии может достигать 50%, а в некоторых случаях — даже 90%, это зависит от правильного выбора провайдера и размера компании.

Эти расчеты наглядно показывают, почему интернет-телефония постепенно вытесняет аналоговую связь, позволяя значительно сократить расходы. Но каким еще образом можно сэкономить на связи?

Вариант 2. FMC (Fixed Mobile Convergence)