Кадровый аудит для организаций: цели, методы, результаты
Развитие любой компании во многом зависит от людей, которые в ней работают. Рано или поздно перед руководителем организации встает вопрос: насколько оптимально продумана кадровая политика на предприятии? Нет ли лишних сотрудников, которых стоило бы сократить? Или, наоборот, не нужно ли набрать новые кадры на те или иные позиции? Не нарушает ли работа кадровой службы трудовое законодательство? На эти вопросы помогает ответить кадровый аудит. Он дает возможность понять, что мешает развитию компании, а также позволяет повысить эффективность работы сотрудников и избежать штрафов и судебных разбирательств.
Содержание статьи:
Кадровый консалтинг и аудит — направления в области кадрового менеджмента, которые появились относительно недавно. Их задача — сделать отдел управления персоналом более эффективным. Что собой представляет кадровый аудит? По сути это проверка кадрового документооборота и экспертиза документов на соответствие действующему законодательству. Это широкое понятие, которое охватывает анализ расчетов с персоналом по оплате труда, оценку правильности организации кадрового делопроизводства и кадровой безопасности предприятия, а также определяет, насколько сотрудники лояльны и соответствуют занимаемым позициям[1]. Такая работа в конечном итоге позволяет улучшить организационную структуру компании и ее корпоративную культуру. Благодаря консалтинговой оценке со стороны эксперта в этой сфере появляется возможность подобрать эффективные технологии управления персоналом, которые подойдут под задачи конкретного предприятия.
Все вопросы трудового законодательства, а также ответственность за его нарушение прописаны в главе 5 «Кодекса об административных правонарушениях РФ»[2].
Когда требуется кадровый аудит организации?
Законодательно порядок и сроки проведения HR-аудита не закреплены. Такую процедуру можно проводить в любое время, когда возникает потребность в оценке состояния кадровой документации и эффективности использования человеческого ресурса. Обычно частота подобных мероприятий определяется с учетом ряда показателей, в первую очередь, общего объема документации и численности персонала. Однако есть случаи, когда желательно все же не затягивать с проведением проверки.
Аудит кадровой службы необходим в следующих ситуациях:
- смена сотрудника, который вел кадровую документацию компании;
- появление большого числа жалоб со стороны работников, например при увольнении, предоставлении отпусков, оплате сверхурочных и т. д.;
- массовое увольнение сотрудников либо проведение масштабных сокращений;
- смена руководства;
- ожидание проверки со стороны трудовой инспекции или прокуратуры. Например, если возникла конфликтная ситуация с одним из работников компании;
- изменения в трудовом законодательстве, появление новых нормативных актов, регламентирующих ведение кадровой документации;
- слияние и разделение компаний.
Цели кадрового аудита
Само понятие аудита пришло из бухгалтерии. Так называют независимую проверку кадровых документов. У HR-аудита несколько задач. Во-первых, данная процедура позволяет заранее оценить риски нарушения трудового законодательства и возникновения конфликтных ситуаций на предприятии. К примеру, спрогнозировать возможность трудовых споров, которые могут привести к проверкам деятельности компании со стороны инспекции труда. Во-вторых, кадровый аудит дает возможность проанализировать потенциал рабочих ресурсов. В-третьих, в рамках такой проверки есть возможность оценить эффективность собственной HR-службы и в случае необходимости провести ее оптимизацию.
- В настоящее время работники организаций активно обращаются в трудовую инспекцию с жалобами на работодателей. Это можно сделать на сайте трудовой инспекции или обратившись на горячую линию. В случае возникновения такой жалобы компанию ждет проверка. Сумма штрафа за каждое нарушение трудового законодательства для юридических лиц составляет 30 000–50 000 рублей. А если в течение года нарушение будет выявлено повторно, штраф, наложенный на организацию за каждое из них, может составить до 200 000 рублей[3].
Разделяют внутренний и внешний кадровый аудит. Внутреннюю проверку компания проводит собственными силами. Как правило, так действуют небольшие организации с маленьким штатом, у которых не так много кадровых документов. Проведение внутреннего кадрового аудита может взять на себя сотрудник компании, который неплохо разбирается в трудовом законодательстве и умеет оформлять документы. Обычно организацию таких проверок поручают юристу или начальнику кадрового отдела. Минус внутреннего аудита лежит на поверхности — оценка, которая будет дана по его итогам, с большой долей вероятности будет необъективной. Дело в том, что на аудиторов могут оказывать воздействие другие сотрудники, следовательно, проверка априори не может быть независимой. Еще один недостаток внутреннего аудита состоит в том, что этот процесс очень растянут по времени.
Внешний аудит проходит с привлечением специалистов, например, из консалтинговых компаний. Эксперты с большим опытом работы именно в этой области помогают руководству предприятия выявить нарушения и устранить их.
Приглашать сотрудников аудиторских компаний или независимых специалистов для проведения внешнего аудита имеет смысл, если у организации большой объем документов и проверка собственными силами займет много времени. Кроме того, такой путь выбирают собственники бизнеса, которым в первую очередь нужна объективная оценка ситуации в HR-сфере. Бывает так, что организация вообще отказывается от собственной кадровой службы и передает эту деятельность на аутсорсинг — это позволяет экономить бюджет и переложить работу на профессионалов.
Виды и методы проведения HR-аудита в компании
Аудиторам предстоит вести работу в нескольких направлениях. Условно можно выделить ряд методов, которые используют специалисты. В рамках организационно-аналитического метода эксперты проверяют пакет документов за установленный период, изучают отчетность и финансовые показатели компании, что позволяет сделать вывод об эффективности работы сотрудников предприятия. В ходе проверки должны быть проанализированы данные об оплате труда и продолжительности рабочего времени, штатное расписание, табель учета рабочего времени, приказы работодателя, инструкции по охране труда и т. д.
Не останутся без внимания и работники компании. Применение социально-психологического метода позволяет оценить мотивацию персонала и эффективность действий руководителей отделов, с сотрудниками будут проводиться беседы (как индивидуальные, так и групповые), а также анкетирование. Еще один метод, используемый в работе экспертов, — наблюдение за работниками. Он позволяет оценить эффективность системы поощрений на предприятии.
Экономический метод аудита предполагает сравнение показателей работы в компании с отраслевыми стандартами и нормативами. Это делается с целью оценки эффективности функционирования кадровой службы и конкурентоспособности условий труда в компании-заказчике.
Остановимся на этапах проведения кадрового аудита.
- Анализ документов. Поскольку руководитель компании несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, в ходе проверки будет установлено, в наличии ли эти документы. Речь идет о локальных нормативных актах, в которых прописаны условия труда в организации. Итогом первого этапа проверки станет составление перечня обязательных документов и их сверка — в результате станет понятно, какие документы компании предстоит разработать.
Следующий этап представляет собой анализ необходимого пакета документов на предмет правильности оформления и соответствия требованиям законодательства. График отпусков, согласие на обработку персональных данных, штатное расписание, должностные инструкции, табель учета рабочего времени, трудовые договоры и трудовые книжки работников — все эти документы будут проверены. Важный аспект, который оценят эксперты, — не ухудшают ли локальные нормативные акты компании положение сотрудников по сравнению с трудовым законодательством.
В зоне повышенного внимания проверяющих — «острые углы», то есть сферы повышенного риска. Они могут быть связаны с оформлением на работу иностранцев, методами оценки эффективности работы сотрудников во время испытательного срока. Важно также проверить механизмы оплаты сверхурочных. - Анализ сотрудников. Аудит кадровых процессов также позволяет проанализировать работу персонала. Это особенно важно в финансовой, налоговой и бухгалтерской сферах. Эксперты должны изучить, соответствует ли кадровый состав основным задачам фирмы. Оценивается также аттестация и обучение сотрудников, что позволяет понять, каких образовательных программ не хватает на предприятии. Кадровый аудит затрагивает и вопрос адаптации работников на новом месте. Важно оценить, эффективен ли действующих подход и что в нем можно изменить в сторону улучшения. По мнению экспертов, без аудита практически невозможно объективно оценить целесообразность работы по подбору и найму персонала, которая проводится в компании, а также стоимость затрачиваемых средств[4].
- Анализ управления. Аудит кадровой работы дает возможность увидеть перспективы развития предприятия и проанализировать потребность в увеличении или сокращении штата сотрудников. Важные моменты в этом вопросе: каково число открытых вакансий в компании, насколько велика «текучка» кадров, имеется ли квалификационная характеристика сотрудников.
Современные направления кадрового консалтинга анализируют и вопрос поощрения персонала — аудиторы смогут ответить на вопрос: приносят ли премии ожидаемый эффект? Как можно простимулировать работоспособность сотрудников? Аудит также позволяет найти подходящие методы оценки отбора персонала и способы проверки его знаний и умений.
Что получит компания по итогам работы аудиторов? Эксперты проанализируют, насколько достаточное число работников занято в организации, требуется ли им повышение квалификации, какой в коллективе микроклимат, насколько тип руководства совпадает с текущими задачами и каково качество управления в компании. После анализа ситуации аудитор расскажет о существующих рисках и проблемах и даст рекомендации о том, как избежать ошибок в дальнейшем и наладить ситуацию в настоящем.
Кадровый аудит — это необходимость в наше время. Однако многие компании уделяют недостаточно внимания кадровым документам. Бывает, что их составляют сотрудники, которые мало что понимают в этой области и допускают серьезные ошибки. Аудит позволяет объективно оценить ситуацию в данной сфере и минимизировать риск возникновения судебных разбирательств и наложения штрафов в связи с нарушением трудового законодательства.
