Автоматизация учета в организации: разбираемся в вопросе

Совремнные предприятия стремятся обеспечить максимальную производительность при минимальных издержках. В условиях жесткой конкуренции и высокой инфляции на первый план выходит сдерживание себестоимости товаров и сохранение лояльности клиентов. Добиться этого, особенно в период экономической нестабильности, помогает комплексная автоматизация учета в организации. С ее помощью можно уменьшить влияние человеческого фактора и сделать технологический процесс более совершенным, что в свою очередь может улучшить качество продукции без повышения цен.

Автоматизация учета на предприятии представляет собой систему управления финансово-хозяйственной деятельностью компании, обеспечивающую ведение оперативного, бухгалтерского и управленческого учета в рамках единого информационного пространства^{[1]Петров Ю. А., Шлимович Е. Л., Ирюпин Ю. В. Комплексная автоматизация управления предприятием. 2001. URL: https://www.studmed.ru/}. Ее внедрение в организации помогает руководителю получать достоверную информацию обо всех бизнес-процессах, наладить взаимодействие между отделами и сделать бизнес более прозрачным.

Комплексная автоматизация учета

Одной из главных целей автоматизации процесса учета на предприятии является рост производительности с одновременным снижением трудозатрат. Используя современные инструменты для организации бизнес-процессов, можно рассчитывать на повышение их эффективности, снижение числа ошибок персонала и увеличение рентабельности^{[2]Ю. Мартынов. Автоматизация управленческого учета: 3 стадии внедрения и польза для бизнеса. URL: https://finacademy.net/}. Автоматизация бухгалтерской отчетности, управленческого учета и CRM-системы призвана ускорить и упорядочить выполнение производственных задач и сделать документооборот более удобным.

Автоматизация бухгалтерского учета востребована в компаниях, заинтересованных в повышении качества ведения соответствующей документации. За счет специальных программ можно сократить число рутинных процедур и бумажных бланков, а также не допустить «раздувания» штата. Кроме того, руководитель в этом случае может получать достоверную информацию о финансовом состоянии организации^{[3]Компьютерные технологии в бухгалтерском учете на базе автоматизированных систем. Практикум : Учеб. пособие. Брага В. В., Левкин А. А. М-во образования Рос. Федерации. Всерос. заоч. финансово-экон. ин-т. Финстатинформ. 2001. URL: https://search.rsl.ru/}, чтобы разработать долгосрочную стратегию управления и не допустить банкротства.

Помимо информирования и упрощения процессов, комплексная автоматизация учета предприятий облегчает непосредственное управление бизнесом. Руководителю необходимо держать под контролем множество процессов, связанных с продажами, рекламой, освоением новых рынков, взаимодействием с партнерами и др. Чтобы обеспечить максимальный эффект от решения разноплановых задач, владельцы бизнеса делают ставку на автоматизацию^{[4]Алан Апчерч. Управленческий учет: принципы и практика. 2002. URL: https://www.studmed.ru/} . Управленческий учет в широком смысле нацелен на создание такой финансовой модели предприятия, в которой будут учитываться все аспекты его деятельности и внутренние взаимосвязи.

Ключевые задачи автоматизации управленческого учета:

• оперативное получение детальной информации о деятельности фирмы;
• возможность объективно оценить реальное положение дел в компании и принять незамедлительное решение;
• ускорение сбора данных;
• оптимизация расходов;
• прогнозирование и планирование деятельности предприятия;
• контроль прибыли и управление финансовыми потоками;
• формирование отчетности по международным стандартам;
• разработка стратегии и т. д.

CRM (Customer Relationship Management) на сегодняшний день является одной из самых известных программ управления бизнесом^{[5]Рязанцев А. В. Как внедрить CRM-систему за 50 дней. 2017. URL: https://bookshake.net/}. В данном случае автоматизация процессов направлена прежде всего на выстраивание максимально результативного диалога с покупателем, итогом которого становится увеличение продаж и повышение лояльности.

Работая в CRM-системе, менеджер имеет доступ к полной информации о клиенте. В базу заносятся данные обо всех контактах с конкретным лицом. Чтобы поднять историю перед очередным звонком тому или иному абоненту, достаточно просто заглянуть в его карточку. Инструмент позволяет отслеживать все заказы покупателя, анализировать случаи отказов, связываться с ним при помощи sms-сообщения или e-mail, да и просто обращаться к нему по имени. Одним из преимуществ использования CRM-системы является то, что новый специалист сразу же получает все сведения о клиенте и может полноценно с ним взаимодействовать, не выпрашивая информацию у коллег или своего предшественника. Глава компании, в свою очередь, может знакомиться с историей звонков в мельчайших подробностях, выявлять ошибки и оценивать эффективность каждого менеджера.

Плюсы автоматизации учета

Автоматизация бизнес-процессов — важный этап в жизни предприятия. Использование современных инструментов не только упрощает решение повседневных задач и создание стратегии развития, но и обеспечивает преимущество перед конкурентами. Передавая часть функций компьютерам, можно оптимизировать трудозатраты и получить твердую уверенность в достоверности получаемой информации^{[6]Калиновский С. А. Управленческий учет и анализ использования технологической оснастки. 2019. URL: https://search.rsl.ru/}. Автоматизация учета в организации играет важную роль не только для руководителей, бухгалтеров и менеджеров, но и для клиентов, поскольку оказывает позитивное влияние на корпоративную дисциплину и репутацию предприятия. В чем заключаются основные плюсы автоматизации?

• сокращение издержек;
• повышение управляемости;
• контроль задач и прозрачность всех процессов;
• улучшение коммуникации между отделами для более эффективного взаимодействия;
• ускорение получения и оценки информации;
• исключение злоупотреблений и снижение риска ошибок;
• повышение производительности труда и результативности;
• удобство выполнения ежедневной работы.

С автоматизацией систем учета на предприятии можно решить такие известные многим руководителям проблемы, как забывчивость менеджеров, не обрабатывающих все поступающие заявки, или кража всей базы данных уволившимся сотрудником. В зависимости от специфики компании и стоящих перед ней задач могут быть разработаны индивидуальные решения, связанные с учетом.

Внедрение автоматизации учета в компании

Несмотря на многочисленные достоинства автоматизации при ее внедрении на предприятии может возникнуть ряд проблем. Особенно это касается случаев, когда решением задачи компания занимается самостоятельно: отсутствие квалифицированных кадров и необходимого опыта мешает организации добиться поставленных целей^{[7]Рысина В. А. Проблемы и перспективы автоматизации бухгалтерского учета. URL: https://bstudy.net/}. Дело в том, что для получения желаемого эффекта от автоматизации бухгалтерского учета недостаточно просто установить на компьютеры в офисе соответствующий софт. Важно, чтобы пользователи были обучены и имели знания, позволяющие им полноценно использовать все возможности системы.

Не менее опасным для бизнеса может быть использование «самодельных» программ автоматизации. Недостаток информации в этой сфере и желание сэкономить на усовершенствовании, например, бухгалтерского учета может увеличить количество ошибок в отчетности и создать риски злоупотреблений, снизив достоверность информации.

Рассчитывать на результат комплексной автоматизации процессов учета можно, если его внедрением занимаются профессиональные консультанты. Сотрудничество с экспертами включает несколько основных этапов:

1. Диагностика процессов — осуществляется сбор данных о текущем состоянии предприятия.
2. Разработка стратегии — выявляются главные цели и первоочередные задачи компании.
3. Подбор системы с учетом особенностей предприятия — на основе технического задания формируется план автоматизации и определяются конкретные технические решения.
4. Запуск системы — внедрение программного обеспечения в условиях наличия необходимого технического оснащения и обученного для работы с ним персонала.
5. Оценка эффективности — все имеющие значение показатели отслеживаются в соответствии с установленными критериями.

Грамотное проведение автоматизации дает ощутимый эффект. Так, внедрение CRM в комплексе с другими решениями по автоматизации учета компании позволило производителю дверей из Московской области увеличить продажи через интернет в 6,5 раза. Компания ежемесячно вкладывала в онлайн-продвижение 500–700 тысяч рублей, но эти инвестиции приносили не более двух сделок в день. Как удалось выяснить консультантам, проблема заключалась не только в морально устаревшем сайте: менеджеры фирмы не отличались клиентоориентированностью. Поскольку на предприятии отсутствовала автоматическая система учета входящих звонков и продаж, сотрудники могли надолго отлучиться с рабочего места, в результате на звонок потенциального покупателя вообще никто не отвечал. Нередко представители завода попросту забывали перезвонить клиенту, не работали с возражениями. Изменить ситуацию в корне помогло комплексное решение, предложенное руководству организации. Речь шла не только о внедрении CRM и колл-трекинга, но и о запуске нового сайта и создании узнаваемого бренда. Проведенная по итогам «контрольная закупка» позволила убедиться в эффективности принятых мер.

Автоматизация учета в организации позволяет минимизировать ошибки и повысить достоверность информации о финансовом состоянии предприятия. Использование современных технологических решений призвано высвободить время и ресурсы, восстановить контроль над бизнес-процессами и повысить качество взаимодействия между сотрудниками. Руководитель получает возможность объективно оценивать положение дел в подведомственной организации и учитывать точные данные при планировании.