Тайм-менеджмент для «чайников»: 10 простых способов быстрее работать и больше отдыхать

Тайм-менеджмент — это, грубо говоря, умение наиболее эффективно распоряжаться своим временем, т. е. организовывать повседневную жизнь так, чтобы максимально быстро и продуктивно выполнять поставленные задачи. В последнее время компании всё чаще раскошеливаются на групповые тренинги по тайм-менеджменту для сотрудников, а некоторые западные фирмы и вовсе экзаменуют соискателей на умение управлять своим временем перед приёмом в штат. И хотя у нас это нелёгкое искусство распространяется пока, прямо скажем, туго, это не значит, что простейшие принципы тайм-менеджмента не доступны любому, кто хочет всё успевать. Итак, вот они.

Принцип №1

Техногенный стресс — новая напасть офисного работника. Согласно исследованиям американских психологов, поток информации от коммуникаторов, телефонов, компьютеров и тому подобных устройств настолько перегружает наш мозг и рассеивает внимание, что мы, сами того не замечая, медленно движемся к нервному срыву. При этом попытки совладать с перечисленной электроникой могут отнимать до 25% (!) рабочего дня.

Чтобы не попасть во власть того, что было создано для вашего удобства, просто-напросто... отключите все ненужные функции отвлекающих вас гаджетов. Прежде всего это касается электронной почты и ICQ. Например, отмените в почте оповещения о новых письмах, чтобы не отвлекаться на них каждый раз. Установите себе время для проверки почтового ящика — например, в 10 утра, 12.00, 14.00 и 16.00. Если вам нужно получить односложный ответ на конкретный вопрос, напишите короткое письмо; если вопрос подразумевает обсуждение — лучше позвонить, иначе это чревато длинной и бессмысленной перепиской.

Принцип №2

Не общайтесь по ICQ с коллегой, который сидит в соседнем кабинете. Проще подойти и поговорить обо всём и за один раз, а не переключать внимание на каждое новое сообщение в течение часа. Поверьте: во время такого «разговора» вы не сможете толком выполнять какую-либо работу и просто потеряете этот час.

Принцип №3

Делайте короткие передышки — «разгружайте мозги» по несколько минут 3-4 раза в день. Для этого отнюдь не обязательно усаживаться в позу лотоса, медитировать или читать мантры. Просто отойдите от своего рабочего места, отвлекитесь от компьютера и сделайте несколько глубоких вдохов — чтобы быстро расслабиться и так же быстро собраться с мыслями.

Принцип №4

Составляйте план на каждый день по утрам; вечером заносите в ежедневник пометки по задачам на будущее. Порой, заглянуть в список дел гораздо проще, чем полчаса вспоминать, кому, зачем и когда вы должны были позвонить.

Принцип №5

Составляя дневной план, постарайтесь сразу — и в как можно более наглядном виде — расставить приоритеты намеченных задач. Подумайте, что надо сделать прежде всего, что удобнее отложить до вечера (например, какой-то звонок или встречу), и прикиньте приблизительное время, которое понадобится на эти дела. Важный нюанс: как утверждают психологи, продуктивность работы офисных сотрудников резко падает примерно после 13 часов; так что все действительно безотлагательные задания стоит запланировать на первую половину дня.

Принцип №6

Составление списка поможет вам соблюсти ещё один принцип успешного тайм-менеджмента: избегать «совмещения» или, как любят говорить современные бизнес-тренеры, мультизадачности — то есть браться сразу за несколько дел. Не думайте, что то-то и то-то можно сделать вместе вот с тем, потому что, мол, это быстро, просто и вообще не требует особого умственного напряжения. Если так, соберите все эти мини-задачки в кучу и поставьте в самое начало или в самый конец дня; иначе они будут поодиночке «всплывать» из глубин вашей памяти и отвлекать вас от основной работы.

Принцип №7

Умейте сказать «нет». Возьмите за правило не отвлекаться на спонтанно возникающие задания (за исключением действительно экстренных), до тех пор пока не завершите текущий пункт вашего списка. Даже если начальник выдал лично вам какое-то указание, оно наверняка может подождать, а если нет — вы и сами это поймёте. Конечно, речь не идёт о том, чтобы стать глухонемым, например, на время выполнения квартального проекта; в любом случае, ваша работа должна быть разбита на этапы, а их надо заносить в дневной план по отдельности.

Принцип №8

Если ваша работа предполагает создание какого-либо «интеллектуального» продукта — текста, концепции, стратегии, идеи, лозунга для рекламы жвачки и т. п., — обязательно внесите в своё расписание несколько часов тишины «для креатива». Подумайте, когда вы можете с более или менее спокойной душой отключить телефон, электронную почту, а может, даже и компьютер и уйти в разработку того, что от вас требуют, с головой. Чем лучше вам удастся расчистить эти самые часы тишины от всех отвлекающих факторов, тем быстрей и продуктивней пойдёт креатив.

Принцип №9

Умейте отказать в личной встрече. Многие — и даже очень многие — вопросы вполне можно решить по телефону или электронной почте. Возможно, вашему партнёру (подрядчику, удалённому сотруднику и т.п.) некуда девать своё время, но это не значит, что вы не должны беречь своё.

Принцип №10

Последние 10-15 минут каждого рабочего дня посвятите уборке своего стола. Выбросьте отработанные клейкие листочки, ненужные копии документов, записки и проч., сложите спутанные папки или бумаги снова по порядку, помойте свои кружку и ложку, в конце концов. Если об этом забывать, ваше рабочее место постепенно превратится в свалку (или в «творческий беспорядок», что, впрочем, не меняет сути дела), и в результате вы будете тратить по несколько минут на то, чтобы найти какой-нибудь карандаш. Не зря американский бизнес-консультант Реджина Лидс возвела уборку на рабочем столе практически в ранг искусства; подробно о её рекомендациях можно узнать в нашем ВИДЕОУРОКЕ «Идеальный порядок на столе... и в голове».