Корпоративные социальные сети. Как их внедрение отражается на бизнесе?

Корпоративные социальные сети появились сравнительно недавно, на волне популярности классических соцсетей. Разработчикам совершенно закономерно пришел в голову вопрос: «Если сети столь востребованы у пользователей, способны объединять самых разных людей, независимо от их пола, возраста и места проживания, то нельзя ли нечто подобное придумать и для бизнеса?» Сказано — сделано. На сегодняшний день существует уже несколько десятков подобных проектов, и постоянно появляются новые.

Что такое корпоративная социальная сеть

К сожалению, активному продвижению сетей в компании часто мешает консервативность руководителей, в лучшем случае считающих, что при наличии корпоративного портала социальная сеть — просто излишество. В худшем — в корпоративной социальной сети руководство видит виновника неэффективной работы подчиненных. На самом деле, как показывают исследования, 70% времени общения в них сотрудники компании посвящают обсуждению рабочих тем, а вовсе не отвлеченной болтовне[1]. Кстати, в тех организациях, где доступ к соцсетям с рабочих компьютеров полностью запрещен, люди спокойно заходят в них с личных смартфонов, так что драконовские меры отнюдь не имеют должной эффективности.

Что касается интранета, который имеется у большинства крупных компаний, то он вовсе не является аналогом корпоративной социальной сети. Под интранетом обычно понимают некий внутрикорпоративный сайт или даже несколько сайтов. Существует две технологии его построения в компании:

• ЕСМ-системы;
• корпоративные порталы.

То есть по сравнению с соцсетью — это более широкое понятие, объединяющее несколько разных составляющих. При этом в большинстве случаев, говоря об интранете, имеют в виду все же корпоративный портал. К сожалению, нередко такие порталы не пользуются спросом у сотрудников и в значительной степени проигрывают мессенджерам и социальным сетям. А ведь именно из-за непонимания разницы между ними у руководства и рождается недоверие к последним и нежелание вкладывать деньги в то, что дублирует уже имеющееся решение, да еще и то, от которого нет отдачи.

Чем же портал отличается от корпоративной соцсети?

Во-первых, из-за некоторых особенностей портал не располагает к свободному общению пользователей. В основном — это среда для хранения официальной информации компании, постановки задач. Психология человека устроена таким образом, что он никогда не будет свободно общаться через официальный рабочий инструмент. Это же относится и к электронной почте, и к CRM.

Во-вторых, портал нуждается в администраторе. Именно администратор наполняет его контентом, создает группы, открывает доступ пользователям к файлам. Эта особенность делает портал не слишком мобильным, лишенным возможности оперативно реагировать на интересы и потребности пользователей. Рядовой сотрудник не может поделиться собственными наработками, выслушать мнение коллег и руководства. Все это делает портал не столь востребованным внутри компании, несмотря на его несомненную пользу.

В соцсетях для бизнеса, наоборот, контент создается силами самих участников. Любой сотрудник может создать группу, например, для обсуждения проекта или идеи. У каждого имеется круглосуточный доступ к базе знаний, сформированной на основе опыта всех его коллег. Достаточно просто забить вопрос в поисковую строку или даже задать его прямо в сети. Конечно, администратор нужен и в соцсети, но скорее для ее технического обслуживания, а не для создания контента.

В-третьих, привычный интерфейс и функционал делают корпоративную соцсеть очень простой в использовании — не нужно тратить время на обучение и привыкание.

Сегодня на рынке существует ПО как отечественных разработчиков, так и крупных мировых компаний, адаптированное под российские реалии. В основном, это корпоративные порталы с функциями соцсети: «Битрикс 24», Yammer, Jive, CyberCloud, Microsoft SharePoint, Podio.

Среди чисто социальных сетей для бизнеса на рынке представлены лишь единицы. Это Facebook Workplace, DaOffice, отечественные «Пряники» и LOQUI BUSINESS.

Для чего нужны корпоративные сети компании: от абстрактного к конкретному

Так для чего же нужны корпоративные сети? Являются ли они просто модным новшеством или способны принести реальную пользу? Дальновидные руководители уже поняли, что сети в первую очередь являются инструментом для повышения лояльности сотрудников и формирования сильного HR-бренда компании. Их наличие воспринимается как часть корпоративной культуры, как свидетельство того, что руководство заинтересовано в подчиненных и стремится создать для них комфортные условия, а не относится как к винтикам, которые в любой момент можно заменить.

Если говорить о показателях экономической эффективности от внедрения корпоративной социальной сети, то оценить их можно только косвенно.

Соцсеть формирует в компании некое информационное сообщество с развитыми горизонтальными и вертикальными связями. Все работники могут взаимодействовать не только друг с другом, но и с руководством, независимо от того, где они находятся. Особенно полезны сети для крупных фирм с большим количеством филиалов в разных регионах. В сети есть полный список контактов компании, в ней можно найти нужного человека не только по имени и фамилии, но и по должности или подразделению, в котором он работает.

Кроме того, сеть становится информационной базой, к которой может при необходимости обратиться любой желающий. Сокращается время на поиск информации, оптимально выстраивается работа персонала. С помощью чатов и комментариев можно делиться мнением по различным вопросам, участвовать в обсуждениях, что немаловажно при решении сложных проблем.

Несомненную пользу приносит соцсеть и в кадровой сфере. Во-первых, с ее помощью можно обучать и информировать сотрудников о новшествах в компании. Онлайн-конференции, семинары в сети — альтернатива очным мероприятиям, на которые компании нередко тратят значительные средства. Адаптация новичков также проходит быстрее, если у компании имеется социальная сеть. На ее территории люди быстрее знакомятся, у новых сотрудников есть возможность задать интересующий вопрос любому из коллег, найти специалистов сходного профиля и наладить с ними контакт. В результате процесс адаптации проходит безболезненнее и быстрее, сокращается текучка кадров, вызванная проблемами в этой области. Как следствие — снижаются затраты на поиск персонала.

Работа и не только: пара слов о функционале КСС

По сути, корпоративная социальная сеть обладает всеми возможностями обычной соцсети — в этом и есть ее преимущество перед порталами. Люди уже привыкли общаться в них, и перенести это общение и в КСС им будет не сложно. К услугам пользователей — создание личной страницы, блоги, рабочие группы, сообщества, обмен файлами, создание информационных баз, подписка на новости и т.д. На некоторых из них остановимся подробнее:

• Публикация контента. Сотрудники создают и публикуют контент самостоятельно, причем ограничений по его формату нет. Тексты, файлы, фото- и видеоматериалы — все это может быть выложено в сети.
• Уведомления и напоминания. Чрезвычайно полезная функция. Руководство регулярно доносит до всех работников информацию о важных и актуальных событиях в компании.
• Инструменты обсуждения — блоги, чаты, отзывы, комментарии. Писать посты в сети может каждый, и по статистике активно пишут комментарии в сетях до 30% ее участников[3].
• Информационная лента. Создается по принципу любой ленты в соцсети и содержит последнюю информацию из жизни офиса и его филиалов.
• Календарь. С помощью этой функции на телефон всем участникам сети приходят напоминания о планерках, совещаниях, корпоративах и других событиях. Опоздать куда-либо теперь просто невозможно.
• Персональные RSS-потоки. При подписке на персональную ленту коллеги можно видеть всю активность в сети, включая и нерабочую. Очень полезная функция для тех, кто работает над одним проектом или просто имеет общие интересы, ведь «выловить» в ленте нужную информацию не всегда просто.
• Личные объявления. Как показывает практика, это один из самых востребованных разделов сети. С его помощью сотрудники публикуют объявления, например, о сдаче квартиры в аренду или продаже холодильника. Эта функция нужна для того, чтобы сделать сеть максимально востребованной не только в рабочей жизни пользователей, но и в нерабочей.

В идеале корпоративная соцсеть — это эффективный инструмент для развития коммуникации внутри компании, площадка для общения сотрудников между собой и укрепления коллектива компании.

Внедрение корпоративных социальных сетей: как заставить людей поверить в начинание

Теоретически идея корпоративной социальной сети выглядит очень привлекательно, но как добиться того, чтобы он стала действительно «живой» и принесла реальную пользу? Сразу следует сказать, что без инициативы и поддержки руководства вдохнуть жизнь ни в какую идею невозможно. При этом недостаточно просто установить сеть и ждать, что она вот-вот станет тем самым заветным местом общения сотрудников. Поддержка нужна на всех этапах внедрения и функционирования сети, даже если поначалу отдача от нее будет не слишком велика.

И, конечно, существование даже самой технологически продвинутой и оснащенной миллионом полезных функций корпоративной соцсети немыслимо без активных пользователей. Их привлечение — одна из самых главных задач. В первую очередь необходимо донести до них реальную практическую пользу соцсети — быстрый поиск информации, наличие обширной базы данных, снижение уровня стресса на работе и т.д. Но можно прибегнуть еще и к маленьким хитростям, повышающим интерес к продукту со стороны пользователей.

Например, неплохие результаты дают встроенные обучающие программы, когда с помощью сети можно бесплатно изучать английский язык или какие-то темы по специальности. Еще один эффективный способ — уже упомянутый раздел личных объявлений. Сотрудники весьма активно пользуются им, попутно проявляя заинтересованность и к другим разделам сети.

Мотивировать к участию в сети можно и через систему экспертных рейтингов, когда за каждую публикацию пользователями начисляется определенное количество баллов и присваивается репутационный рейтинг. Чем больше коллег обращается к сотруднику за помощью, чем больше у него публикаций — тем выше его профессиональный статус.

Еще один способ сделать социальную сеть популярной — распространение информации о ее успешном использовании. Это не просто доказывает, что сеть работает, но и информирует пользователей о том, какие вопросы можно решить с ее помощью.

Неизбежное будущее: что ждет корпоративные сети через несколько лет

По мнению специалистов, основной толчок развитию корпоративных сосцетей способно дать не что иное, как забота о коллективе. Наиболее продвинутые руководители прекрасно понимают, что запретить соцсети на рабочем месте они не в силах. Процесс легко может стать неконтролируемым, так лучше уж позволить сотрудникам пользоваться «местной» сетью, которая не просто дает преимущества обычных соцсетей, но и повышает эффективность работы.

Еще один фактор, способствующий развитию корпоративных социальных сетей, — переход к быстрому общению. Электронная почта в основном используется для пересылки официальной информации, а общение, включая деловое, постепенно перемещается в сети и мессенджеры.

Рынок корпоративных социальных сетей активно развивается, осталось только окончательно созреть рынку потребления. Этот процесс уже начался, лидерами по использованию корпоративных сетей в России стали банки и предприятия из сферы ритейла. Специалисты считают, что в ближайшие два-три года за ними потянутся и менее решительные фирмы и еще столько же времени потребуется для самых консервативных компаний[4]. Возможно, в будущем корпоративные сети будут интегрированы с общественными, что еще больше повысит из привлекательность в глазах пользователей[5].