Корпоративные приложения: виды, особенности и функционал

В отличие от известных всем социальных сетей, доступ к которым на рабочих местах во многих фирмах заблокирован, корпоративные приложения не отвлекают сотрудников от обязанностей, а, наоборот, помогают выполнять различные задачи. Подробнее о таких разработках расскажем в статье.

Специфика корпоративных приложений

Для начала разберемся, что же такое корпоративные приложения. Так называют закрытые web-порталы или мессенджеры, доступ к которым могут получить только сотрудники фирмы. Главная задача подобных приложений — оптимизация работы компании. Обычно это заключается в упрощении коммуникации сотрудников, ускорении обмена информацией внутри фирмы и создании общего доступа ко всем данным организации.

Среди многообразия корпоративных приложений мультифункциональными считаются следующие два вида:

• Интранет-портал, или корпоративный портал. Яркие примеры такой разработки — «Битрикс24», Jive, Mirapolis, SharePoint. На корпоративном портале можно размещать новости компании, важную документацию, телефоны и адреса фирм-партнеров, а также информацию об услугах организации, которая поможет новичкам быстрее вникнуть в суть работы. По желанию руководства некоторую часть сайта можно сделать открытой для общего доступа, чтобы потенциальные клиенты и сотрудники смогли больше узнать о фирме. Одним словом, корпоративный портал — это профильный внутренний сайт компании. Контент на такие web-ресурсы, как и на любые сайты, загружает модератор.
• Корпоративная социальная сеть. К КСС относятся Facebook Workplace, Loqui Business, DaOffice и «Пряники». Платформа полностью оправдывает свое название — КСС содержит практически тот же функционал, что и обычные соцсети. И в отличие от корпоративного портала, контент там генерируют сами сотрудники, каждый из которых имеет личный профиль с аватаром и краткой информацией. Пользователи выкладывают новости с фото и видео в информационную ленту соцсети, создают различные блоги и локальные корпоративные чаты, где обсуждают рабочие процессы в режиме онлайн. При этом сотрудники могут общаться и в отдельных беседах на отвлеченные темы: о предстоящем корпоративе или недавнем тимбилдинге.
  И если в небольших компаниях корпоративная социальная сеть просто ускоряет работу и сплачивает коллектив, то крупным фирмам с филиалами в разных городах такое приложение помогает еще и снизить внутренние расходы. При грамотно выстроенном общении в корпоративной соцсети отпадает нужда в междугородних звонках и даже командировках, да и проблемы с некачественной видеосвязью во время онлайн-конференций теряют актуальность. Стираются информационные границы: подключенный к мессенджеру для корпоративной сети работник из Калининграда легко может узнать о том, что происходит в хабаровском филиале фирмы, и быстро скачать размещенные головным офисом документы и постановления. Стоит добавить, что корпоративная социальная сеть хорошо помогает и в контроле удаленных сотрудников. А они, в свою очередь, могут не выходя из дома отчитываться о проделанной работе.

Помимо этого, возможности современного корпоративного приложения позволяют создать календарь напоминаний, интегрированный с мобильными телефонами работников. Такая функция существенно снижает риски пропусков планерок, важных встреч и других рабочих событий, а заодно лишает недобросовестных сотрудников возможности «забыть» о них. При необходимости в корпоративном приложении можно включить различные настройки приватности. К примеру, создавать скрытые от общих глаз темы и наделять правом администрирования только руководителей отделов.

Как внедрить корпоративное приложение и зачем?

Как уже было сказано, такая разработка будет актуальна как для крупной, так и для небольшой фирмы. Возраст предприятия тоже не имеет особого значения. У молодых компаний, которые недавно появились на рынке, самым напряженным считается первый год работы. А оперативное подключение специального приложения для сотрудников поможет сделать его проще.

Про плюсы корпоративных приложений для «опытных» организаций мы уже говорили. Однако в этом случае возникает вопрос: как правильно внедрить мессенджер для корпоративного общения? Только представьте: фирма существует много лет, в ней работают сотрудники разного возраста, которые давно выстроили коммуникацию с коллегами и собственный рабочий ритм, а им неожиданно объявляют о необходимости освоения какого-то непонятного приложения. Поэтому знакомить работников компании с корпоративным приложением следует поэтапно.

• Первый этап: «Внедрять, нельзя бездействовать». Само собой, подобное решение принимает руководитель предприятия, но нужно сделать так, чтобы оно не выглядело диктаторским. Для этого лучше провести собрание с сотрудниками и подробно рассказать о корпоративных приложениях, сделав акцент на их преимуществах и возможностях. Сам спикер при этом должен хорошо разбираться в теме и быть готовым грамотно отвечать на вопросы аудитории.
• Второй этап: «Проба пера». У некоторых приложений есть бесплатная демоверсия, позволяющая ознакомиться с их функционалом. Это поможет оценить результаты нововведения и реакцию сотрудников.
• Третий этап: «Подогреть интерес». После того как корпоративное приложение плотно войдет в жизнь компании, надо сделать так, чтобы сотрудникам хотелось им пользоваться. Для этого можно напомнить, что оно предназначено не только для рабочего общения. Так, руководитель фирмы может создать в приложении голосование за место проведения ближайшего корпоратива.
• Четвертый этап «Перевод дел». Убедившись, что работники привыкли к приложению, можно окончательно перенести туда ряд важных рабочих моментов. Например, анонс планерки с помощью опции «Календарь» или обсуждение новых проектов.

Практическая польза: цифры и факты

Иными словами, корпоративное приложение максимально отличается от привычной «болталки», которая расшатывает дисциплину и отвлекает сотрудников от дел. Более того, использование КСС избавляет от желания зайти в рабочее время в обычную соцсеть — ведь похожий интерфейс с личным профилем и новостной лентой уже есть перед глазами.

Чтобы не быть голословными, приведем несколько фактов. Согласно недавним исследованиям специалистов Гарвардского университета, интеграция корпоративных приложений позволяет:

• на 71% ускорить доступ к информационной базе данных компании,
• на 68% сократить расходы на командировки и на 48% — на связь,
• на 63% улучшить управление документооборотом,
• на 56% повысить удовлетворенность сотрудников своей работой.

Развитие интернета существенно ускорило многие процессы в нашей жизни, будь то покупка билетов на самолет или сбор информации. Рабочих моментов это тоже коснулось. Так что корпоративные приложения — не новомодное явление, а очередной виток технологического прогресса. И выигрывают от него все стороны: у сотрудников растет производительность труда, лояльность к компании и мотивация, а руководству при этом проще следить за рабочим процессом и управлять коллективом.