Казалось бы, в том, чтобы спланировать рабочее время, нет ничего сложного. Специалисты по тайм-менеджменту советуют разделить все ваши дела на четыре основные категории: «срочно и важно», «не срочно, но важно», «срочно, но не важно», «не срочно и не важно». Руководствуясь таким списком, определить, что делать в первую очередь, а что отложить на потом или вовсе передать коллегам, нетрудно. Однако часто к концу дня обнаруживается, что невыполненными оказались даже дела из первой категории, хотя времени на это вроде было достаточно. Попробуем отыскать виноватых!
Специалисты составили своеобразный рейтинг похитителей рабочего времени. Выглядит он так.
1‑е место – интернет
На общение в социальных сетях, онлайн-покупки, чтение новостей и интересных сайтов среднестатистические клерки тратят 20–30% рабочего времени.
Некоторые работодатели пытаются бороться с излишней интернет-активностью своих сотрудников, но, как правило, безуспешно. Ведь, даже если заблокировать доступ к социальным сетям с рабочего компьютера, вряд ли можно помешать подчинённым зависать в чатах при помощи мобильного телефона.
А между тем соблюдать меру при использовании Всемирной сети всё-таки нужно. Любители полистать интернет-странички в рабочее время не только вынуждены засиживаться в офисе допоздна, чтобы доделать невыполненную за день работу, но и больше устают по сравнению с теми, кто не злоупотребляет посиделками в Сети. Вам только кажется, что, просматривая новости в Интернете, вы отдыхаете. В это время ваш мозг продолжает работать. Поэтому нет ничего удивительного в том, что вам становится трудно сосредоточиться на работе и вы устаёте, ничего не делая.
Сокращаем потери
Прислушайтесь к организму и постарайтесь заходить в Интернет, когда ваша работоспособность ниже обычного. Например, в конце рабочего дня. Ущерба для дела будет меньше.
Возьмите за правило не писать никаких постов и комментариев в социальных сетях в рабочее время.
Следите за временем. Почаще смотрите на часы, чтобы ненароком не потратить весь рабочий день на посиделки в Интернете.
2‑е место – болтовня с коллегами
По статистике, пустые разговоры с сослуживцами отнимают около 15% рабочего времени.
Конечно, полностью отказаться от общения в офисе невозможно. Хорошие отношения с коллегами – важная часть карьерного успеха. Важная, но не единственная, поэтому болтовню нужно уметь дозировать.
Сокращаем потери
Если выполняете действительно срочную работу, которая требует концентрации, ограничьте доступ к себе и не бойтесь прослыть нелюдимым человеком. Наоборот, вас скорее начнут воспринимать как сотрудника, который серьёзно относится к делу.
Если коллега всё равно пытается разговорить вас, не стесняйтесь откровенно сообщить ему о своей занятости. Для пущей убедительности можете начать перекладывать бумаги на столе или взяться за телефонную трубку.
Берегите не только своё, но и чужое время. Если вам не терпится сообщить интересную новость сослуживцам, дождитесь обеденного перерыва.
3‑е место – выполнение чужой работы
В среднем чужие обязанности «съедают» примерно 10% рабочего времени. И дело даже не в том, что в офисе обитают сплошь коварные типы, которые только и ждут, чтобы переложить свои дела на плечи коллег. Просто люди периодически болеют, уходят в отпуск, увольняются или уезжают в командировки. А заменять их приходится тем, кто остался на месте.
Сокращаем потери
Оцените свои силы. Вам потребуется какое-то время, чтобы вникнуть в новую работу. Да и вещи, которые отсутствующий коллега выполнял «на автомате», у вас будут занимать больше времени. В этом нет ничего страшного, просто подобные потери времени нужно заранее планировать, составляя своё расписание на день.
Выполняйте текущие дела, решайте срочные вопросы. А всё, что можно отложить до лучших времён, можете без зазрения совести оставить до возвращения коллеги в строй.
Если видите, что хронически не успеваете, попросите помощи. Можно обратиться к оставшимся в офисе коллегам, а можно пойти к начальству и объяснить ситуацию.
4‑е место – организация рабочего процесса
Дозвониться до партнёра, дождаться опаздывающего клиента, перезагрузить компьютер, найти потерянный документ – всё это требует времени. И, как выясняется, не так уж и мало – в среднем 8% от рабочего дня.
Сокращаем потери
Увы, сократить такие потери времени практически невозможно. Их можно только запланировать, чтобы накладки не доставляли вам неудобств. Так что смело вносите в своё расписание новую графу – «бесполезная трата времени». Причём тайм-менеджеры советуют выделять на неё не среднестатистические 8% от ваших рабочих часов, а не менее 15%, ведь накладки бывают разными.
5‑е место – составление расписания на день
Планирование времени тоже требует времени! На заполнение ежедневника и составление графиков встреч у среднестатистического работника уходит 5% рабочего дня.
Сокращаем потери
Не стоит чрезмерно увлекаться записями. Заносите в свой ежедневник только по-настоящему важные дела, а не текущую работу. Люди с распухшим органайзером часто тратят на планирование гораздо больше времени, чем на саму работу. Это становится для них своеобразной игрой – чем больше дел будет записано в ежедневнике, тем приятнее вычёркивать выполненное. Но при этом в списке завершённых дел часто оказываются лишь мелочи, тогда как по-настоящему важная работа так и остаётся несделанной.