Управление проектами в организации: проверенные и новые методы

Управление проектами — это, говоря обобщенно, комплекс мероприятий, направленных на достижение поставленной цели. Но, когда перед командой стоит задача в сжатые сроки и при ограниченном бюджете создать корпоративный портал или мобильное приложение, уже не до обобщенных формулировок. Чтобы быстро сделать и доставить потребителю качественный работающий продукт, нужны конкретные принципы и методы управления проектами.

Процессы и стандарты управления

Для начала стоит понять, в чем цель процесса управления проектами и для чего нужно внедрять это в организации.

Помимо текущих повторяющихся операций, предприятия часто сталкиваются с уникальными разовыми задачами, которые имеют установленный срок завершения, определенный бюджет и ожидаемый результат. Это и есть проекты.

Проектный подход чаще всего используется в IT. Когда компании нужно создать сайт, мобильное приложение, доработать и настроить CRM под бизнес-процессы, обеспечить интеграцию информационных систем и во многих других случаях обращаются к команде разработчиков и запускают проект. IT-задачи зачастую нестандартны, и даже типовые решения нуждаются в кастомизации. За реализацию проекта отвечает далеко не один человек. А от результата зависит эффективность бизнеса: чем быстрее потребитель начнет пользоваться продуктом, тем больше у компании шансов опередить конкурентов.

Однако IT — далеко не единственная сфера, где применяется проектная методология. Она также актуальна для производства, торговли, строительства, банков, страховых и других компаний. По проектному принципу могут строиться маркетинговые кампании, открытие магазинов и филиалов, разработка новой продукции и другие активности.

Так что управление проектами в организации — необходимость. Благодаря этому удается контролировать бюджет, сроки, планировать расход финансовых, временны́х и человеческих ресурсов, координировать работу команды. Налаженная система управления проектами в организации позволяет избежать ошибок, ускорить выпуск продукта, а значит, реализовать поставленную цель с минимальными затратами и максимальной пользой для потребителя.

Цель любого проекта — создание уникального продукта, не имеющего аналогов. Так что можно смело сказать, что проектный подход — это основа внедрения инноваций. С помощью грамотного управления проектами компания может повысить свою эффективность.

Хотя в проектном подходе есть место творчеству, все же это регламентированная система, где существуют свои правила и определения. Они сформулированы в документах — международных стандартах. В крупных организациях стараются следовать этой методологии. Самые известные стандарты управления проектами — это:

• PMBOK (Project Management Body of Knowledge) от американского института PMI;
• P2M, разработанный японской Ассоциацией управления проектами PMAJ;
• ICB от международной ассоциации IPMA;
• ISO 21500.

Кроме того, существует российский стандарт ГОСТ Р ИСО 21500-2014 — он является аналогом международного ISO 21500.

В стандартах определена структура управления проектом. Она включает в себя несколько процессов. Согласно PMBOK, это инициация, планирование, организация исполнения, контроль и завершение. Для каждой группы процессов управления проектами разработаны инструменты и методы[2].

Инициация

В результате инициации принимается решение о запуске проекта. В рамках этой группы процессов разрабатывают концепцию: изучают потребность в проекте, обеспеченность ресурсами для его реализации, собирают исходные данные, формулируют цели и задачи. На стадии инициации назначают менеджера, ответственного за управление проектом.

Планирование

Результат планирования — сводный план проекта. В ходе его разработки продумывают все аспекты: содержание, сроки исполнения, финансирование, ожидаемое качество, способы решения поставленных задач, риск-менеджмент. Планирование — не отдельный этап, а непрерывный процесс: в ходе реализации проекта, по мере выяснения деталей, в план могут вноситься изменения и дополнения.

Организация

В процессе организации менеджер распределяет задачи между членами команды, устанавливает границы ответственности, координирует их действия, контролирует соблюдение сроков, расходы, соответствие стандартам качества, при необходимости вносит изменения в план. Организационная часть управления проектом самая сложная: от менеджера требуются не только профессиональные навыки, но и лидерские качества.

Контроль

Контроль предполагает сравнение фактических показателей реализации проекта (сроков, затрат, результатов) с запланированными. Если обнаруживаются отклонения от плана, анализируют их причины и разрабатывают мероприятия по коррекции. Так что контроль, наряду с организацией и планированием, — процесс циклический.

Завершение

На стадии завершения заканчиваются работы, составляется заключительный отчет, подготавливается документация, разрешаются все спорные вопросы. Результат процесса — сдача проекта заказчику.

Методы управления проектами

Успех любого проекта зависит от эффективности методов, применяемых для его реализации. Не менее важно их соответствие специфике работы. Поскольку каждый проект уникален, универсальных методов, подходящих под каждый случай, не существует. Но разработанные технологии управления проектами разнообразны, и всегда можно выбрать методику, соответствующую вашему бизнесу. Рассмотрим самые популярные.

Waterfall

Водопадный метод управления проектами — классика. Иначе эта модель разработки называется каскадной, что отражает ее принцип. Реализация проекта осуществляется поэтапно и последовательно: каждая стадия имеет свое место в процессе, ни одна из них не может быть пропущена. К следующему этапу можно приступать только после того, как завершен предыдущий.

Применительно к любой сфере бизнеса можно выделить следующие универсальные этапы реализации каскадной модели:

• обсуждение идеи;
• анализ требований к проекту (по итогам этого этапа исполнители получают техзадание, также устанавливаются сроки и бюджет);
• проектирование;
• собственно исполнение;
• тестирование и исправление выявленных ошибок;
• внедрение и техподдержка продукта.

В чем преимущества Waterfall-методологии управления проектами?

Прежде всего, в четкой логике процессов: все шаги подробно описываются и документируются, требования ясны и однозначны. Сроки и бюджет заранее спланированы. Выполнение проекта легко контролировать — этому помогает удобная система отчетности. При необходимости уже в ходе реализации можно поменять команду исполнителей, благо разобраться в методологии несложно.

Тем не менее, например, программисты все чаще отходят от классического водопада в сторону новых гибких методов. Причина, конечно, в ограничениях жесткой каскадной модели, в невозможности внесения изменений. Это значит, что проект не получится оптимизировать «на ходу». Если в процессе выполнения выяснится, что команда не укладывается в установленные временны́е или бюджетные рамки, работы будут урезаны за счет фазы тестирования, следовательно, сохранится высокий риск ошибок. Их исправление после запуска продукта обойдется в среднем в 20 раз дороже, чем на стадии разработки[5].

Зато водопадная модель уместна в сложных проектах, подчиняющихся строгому алгоритму, например в строительстве или производстве. Она актуальна там, где действуют жесткие требования к срокам реализации. Каскадная методология идеально подходит для управления типовыми проектами.

Agile

Agile — гибкое управление проектами — сравнительно новая и очень популярная методология. Это скорее система принципов, ставшая основой для целого ряда методов.

В чем главное отличие методологии управления проектами Agile от Waterfall?

Это лучше всего пояснить на примере разработки ПО. Процесс строится по принципу коротких циклов (итераций), в конце каждого из которых заказчик получает готовый продукт. Точнее, не полностью готовый, но способный решать часть задач — так называемых пользовательских историй. Скорость разработки — примерно четыре–шесть таких историй в неделю[6]. При этом непрерывно происходит автоматическое тестирование кода.

В гибких методах управления проектами иначе расставлены приоритеты: на первом месте — рабочий продукт (а не документация), возможность изменений (а не следование первоначальному плану), заказчик и его потребности (а не условия контракта). Agile предполагает постоянную коммуникацию: команда разработчиков должна тесно взаимодействовать с владельцем продукта и пользователями, чтобы понимать, какие истории делать в первую очередь. Это помогает управлять пропускной способностью и избегать перегрузки, когда запросов много, а ресурсы ограничены.

Плюсы системы управления проектами Agile очевидны: гибкие методы позволяют оперативно реагировать на меняющиеся требования к продукту и благодаря коротким циклам обеспечивают максимально быстрый результат для заказчика. Непрерывное тестирование в ходе разработки снижает риск ошибок, а значит, неоправданных расходов и потери времени.

Scrum

Scrum — метод управления проектами, построенный на принципах Agile. Процесс разработки разбивается на спринты — итерации продолжительностью от двух до четырех недель (сроки одинаковы на протяжении всего проекта). По завершении каждого спринта заказчик получает готовую к использованию часть продукта.

Главным инструментом Scrum являются бэклоги — списки приоритетных задач. Перед началом спринта команда разработки совместно с владельцем проекта решает, какие задачи должны быть выполнены в первую очередь (в текущем спринте). Ежедневно проводятся краткие совещания, в ходе которых каждый из разработчиков рассказывает, что сделал вчера, что планирует сделать сегодня, с какими проблемами столкнулся. В результате команда может быстро обнаружить препятствия и при необходимости изменить стратегию. По окончании каждого спринта проводится ретроспективный анализ, цели которого — оценить эффективность работы, сделать прогнозы для последующих итераций, выявить возможные проблемы[7].

Scrum — один из самых структурированных методов в семействе Agile[8]. И, конечно, он обладает всеми достоинствами гибкой модели, прежде всего адаптивностью и клиентоориентированностью.

Методов управления проектами много, и выбор зависит от особенностей работы. Модель водопада уместна там, где есть четкое ТЗ и жесткие требования, которые точно не изменятся в процессе. Для инновационных проектов с высоким уровнем непредсказуемости — когда нет смысла планировать заранее — лучше использовать гибкие методы, позволяющие быстро реагировать на изменения.