BPM-системы: экономический эффект внедрения процессного управления для бизнеса
BPM — это современная концепция управления предприятием, основанная на понятии бизнес-процессов. В свою очередь, бизнес-процессы рассматриваются как ресурсы, которыми нужно правильно распоряжаться. Программное обеспечение, предназначенное для управления бизнес-процессами, называется BPM-системой. Сейчас такие решения очень востребованы среди руководителей предприятий и IT-директоров. Так ли необходимо внедрение BPM-системы в организации? Посмотрим, насколько этот шаг оправдан с экономической точки зрения.
Куда и зачем внедряют BPM
Эффективное управление бизнес-процессами возможно только при условии их прозрачности и точности. Они должны быть четко регламентированы и изменены так, чтобы лучше соответствовать потребностям предприятия. Именно эти цели в общем виде и преследует внедрение BPM-систем. Более конкретно их можно сформулировать так:
Повышение скорости бизнес-процессов.
За счет автоматизации рутинных операций процессы будут осуществляться быстрее, а производительность сотрудников увеличится.
Контроль за выполнением процессов.
Благодаря BPM-системе ответственные лица всегда будут знать, на какой стадии находится процесс, когда он завершится, каким будет результат.
Улучшение качества результатов.
Система управления BPM подразумевает регламент. Следование ему повышает качество процессов и исключает ошибки, связанные с человеческим фактором. Но это, конечно, работает лишь в том случае, если регламент составлен правильно.
Простота анализа и управления.
BPM-подход позволяет сформировать критерии оценки бизнес-процессов: время выполнения, объем используемых ресурсов и другие, — а с помощью BPM-системы можно анализировать эти критерии. Сравнивая реальные показатели с эталонными, легче выделить слабые места в процессах.
Обеспечение гибкости.
В условиях постоянной динамики требований рынка необходимо, чтобы бизнес имел возможность быстро менять и масштабировать процессы. Это достигается путем внедрения инструментов моделирования и исполнения построенных моделей[1].
Исходя из этих целей, нетрудно понять, что дает внедрение BPM-платформы.
В первую очередь система позволяет взять контроль над бизнес-процессами, проанализировать критерии их исполнения, выделить и устранить слабые звенья. Все это помогает повысить эффективность, за счет чего оптимизируются расходы и увеличивается прибыль предприятия, растет его конкурентоспособность. Менее ощутимые, но тоже ценные преимущества заключаются в соблюдении нормативных требований, выработке четкой системы операционной и финансовой аналитики, создании единой стратегии управления.
На заметку
Самые значимые для пользователей функции BPM-систем, по мнению исследователей из Gartner, — это бюджетирование, планирование и прогнозирование, операционная бизнес-аналитика, консолидация финансовой отчетности. Управление стратегиями и моделирование прибыльности востребованы в меньшей степени. Аналитики связывают это с тем, что не все руководители понимают, какие возможности дают эти функции, как ими пользоваться, как внедрять их в IT-инфраструктуру предприятия[2].
Экономический эффект внедрения BPM
Преимущества использования систем управления бизнес-процессами BPM очевидны, но нет смысла говорить о них умозрительно. Внедрение продвинутых IT-решений в любом случае стоит денег — бесплатными улучшения быть не могут. А потому главный вопрос, который интересует потенциального заказчика, — окупятся ли инвестиции и насколько быстро это произойдет? Постараемся ответить.
Итак, можно ли измерить экономический эффект от использования системы управления бизнес-процессами предприятия в конкретных цифрах? Да, это возможно: для оценки применяются такие финансовые показатели, как возврат инвестиций (Return of Investment — ROI), период окупаемости (Payback Period — PP) и общая стоимость владения IT-инфраструктурой (Total Cost of Ownership — TCO). Подсчет этих значений позволит понять, как будут соотноситься затраты на проект и экономическая отдача от его внедрения — другими словами, насколько выгодно вкладывать деньги в систему управления бизнес-процессами.
ROI — основной показатель экономической обоснованности любого проекта. Формула его расчета проста:
Период, в течение которого окупились вложения, обозначается аббревиатурой PP, — понятно, что чем он короче, тем лучше[3].
Проиллюстрировать эту формулу можно на простейшем примере. Допустим, внедрение BPM-решения позволило организации за год увеличить объем продаж до 12 млн рублей. При этом за аналогичный период предыдущего года этот показатель составил только 10 млн рублей. Следовательно, внедрение системы принесло чистую отдачу в размере 2 млн рублей. При условии что реализация IT-проекта обошлась компании в 1 млн рублей, ROI достиг 2 000 000 / 1 000 000 × 100 %, итого — 200 %. PP в данном случае — один год.
Главная сложность заключается в том, чтобы вычислить отдачу в стоимостном выражении. Наша задача — узнать, в какую именно сумму обходилась реализация бизнес-процесса без BPM-системы и насколько изменилась ее стоимость после внедрения. Чтобы получить искомые значения, нужно учесть большое количество показателей. Сложность усугубляется тем, что IT-проекты повышают прибыль не напрямую, а опосредованно, и не всегда возможно понять, что именно внедрение BPM помогло увеличить объем продаж (как в приведенном примере) или другие показатели эффективности. Тем не менее посчитать ROI возможно всегда.
Еще до внедрения необходимо провести аудит бизнес-процессов, выяснить, какие факторы снижают их эффективность, и продумать BPM-решения для оптимизации. При оценке результатов важно исключить любые другие условия, способные повлиять на показатели. Например, увеличение продаж может быть связано не только с улучшениями в IT-инфраструктуре, но и с расширением отдела, усилением контроля работы менеджеров, проведением обучающих мероприятий, общим ростом рынка. Исключив влияние таких внешних факторов, получим чистую отдачу от внедрения BPM-системы.
От чего зависит экономическая эффективность системы управления бизнес-процессами в организации? Главное, что формирует ROI IT-проектов, — это не столько прямое повышение прибыли, сколько сокращение расходов и повышение производительности[4]. Особенно важен показатель TCO. Часто именно он становится основным источником ROI: инвестиции окупаются прежде всего за счет снижения стоимости содержания инфраструктуры. Это приобретает особое значение, если вспомнить, что большая часть затрат на информационные технологии связана именно с их эксплуатацией и сопровождением, тогда как на внедрение приходится лишь около 30 % денежных вливаний[5].
Снижение расходов при внедрении современной системы управления бизнес-процессами происходит не только за счет отказа от устаревшего неэффективного ПО, но и за счет сокращения временных затрат сотрудников (что достигается путем четкого выстраивания и автоматизации бизнес-процессов). В результате растет производительность и уменьшается себестоимость конечного продукта.
Помимо этих эффектов, относительно легко вычисляемых для расчета ROI, внедрение BPM-системы дает целый ряд преимуществ, которые не так просто измерить и выразить цифрами. Тем не менее нельзя сбрасывать их со счетов, ведь они вносят большой вклад в общую экономическую эффективность проекта. Проблематично посчитать, например, на сколько процентов увеличился уровень удовлетворенности клиентов благодаря повышению скорости и качества обработки заявок менеджерами. Но нет сомнения в том, что это существенно влияет на рост прибыли компании.
Вот два примера расчета экономического эффекта внедрения BPM-систем для конкретных видов бизнеса.
Бизнес-процесс «Обратная связь с клиентами» для интернет-магазина одежды
Ежегодно в торговую сеть поступает примерно 150 обращений от покупателей. Третья часть из них — это жалобы. Недовольный клиент, не получивший от представителей магазина своевременной обратной связи, с высокой вероятностью оставляет отрицательный отзыв в соцсети, а иногда и в нескольких. За год так поступает в среднем 25 человек (половина обратившихся с жалобами). Негативный отзыв видят сотни тысяч интернет-пользователей, определенную долю которых составляет целевая аудитория торговой сети (реальные или потенциальные покупатели). Даже если это лишь 100 человек в год, сумма ущерба внушительна: 25 × 100 × 2000 (средняя сумма покупки в магазине) = 5 000 000 рублей.
Внедрение BPM-системы обошлось примерно в 1,5 млн рублей. Налаженный бизнес-процесс обработки обращений позволил оперативно реагировать на жалобы и удовлетворять претензии клиентов, сводя к минимуму количество негативных отзывов. Таким образом, уже в первый год торговая сеть сэкономила 3,5 млн рублей, а в последующие годы сокращение убытков достигло 5 млн рублей[6].
Бизнес-процесс «Контроль сроков исполнения договоров» для проектной организации
Средний годовой оборот компании — 500 млн рублей. Проблема состояла в частом нарушении сроков исполнения договоров, сложности осуществления контроля. За каждый день просрочки назначался штраф в размере 0,1 % от суммы контракта. Примерно один из 10 договоров исполнялся сотрудниками с несоблюдением сроков. Средняя продолжительность просрочки составляла 20 дней. По итогам подсчетов компания ежегодно теряла 500 000 000 × 0,1 (1/10 от всех договоров) × 0,001 (размер штрафа) × 20 (количество дней просрочки) = 1 000 000 рублей.
Автоматизация контроля путем внедрения процессного подхода обошлась организации в 1 млн рублей. Это позволило сократить до нуля количество случаев нарушения сроков, благодаря чему затраты полностью окупились в первый же год. В дальнейшем компания смогла не только избежать ежегодных расходов на штрафы в размере 1 млн рублей, но и улучшить деловую репутацию[7].
BPM-процессы помогают повысить эффективность бизнеса и снизить расходы за счет отказа от устаревших IT-систем, увеличения производительности сотрудников, автоматизации операций и других факторов. Экономический эффект от внедрения процессного подхода можно измерить и вычислить. Помимо прямой выгоды, выражаемой показателем ROI, BPM-системы дают и ряд косвенных преимуществ.
* Материал не является публичной офертой.
