Как можно изменить юридический адрес организации: советы специалиста

Смена юридического адреса организации бывает необходима по разным причинам. Хотя на первый взгляд эта процедура несложна, она имеет жестко установленный порядок проведения. Чтобы избавить себя от лишних проблем и потери времени, важно знать все нюансы, о которых мы и расскажем в нашей статье.

Почему может требоваться смена юридического адреса

Работа любой компании, зарегистрированной в нашей стране, подконтрольна Федеральной налоговой службе — ФНС. Сведения о каждом вновь образованном предприятии включаются в базу данных Единого государственного реестра юридических лиц — ЕГРЮЛ.

Правила регистрации организаций устанавливаются несколькими нормативными документами, в том числе Гражданским кодексом РФ. 1 сентября 2014 года в нем появились изменения, согласно которым в уставе предприятия теперь не обязательно указывать адрес полностью — хватит и названия города (либо другого населенного пункта). Это немного облегчает регистрацию, но в то же время создает некоторую путаницу. Вследствие нововведения термины «адрес юридического лица» и «место нахождения» перестали быть равнозначными.

Юридическое лицо оформляется по месту его расположения на территории России. Как следует из пункта 2 статьи 54 ГК РФ, в качестве такового можно указать только населенный пункт (город, поселок, село) без уточнения улицы, номера дома и так далее[1]. Место нахождения обозначается в учредительных документах (уставе). Его же фиксируют при регистрации юридического лица, чтобы потом включить в базу ЕГРЮЛ. Как быть, если у предприятия несколько филиалов или подразделений, расположенных в разных городах? В таких ситуациях нужно руководствоваться следующим правилом: организацию регистрируют по месту нахождения главного исполнительного органа, то есть руководителя или генерального директора.

Что же касается адреса юрлица, то под ним следует понимать почтовый адрес, по которому располагается действующий исполнительный орган — иначе говоря, гендиректор. На него все государственные организации (в том числе налоговая) отправляют корреспонденцию. Можно даже зарегистрировать фирму по адресу проживания гендиректора — это не будет считаться нарушением. Пункт 3 статьи 54 ГК РФ предписывает обязательно указывать адрес юрлица в ЕГРЮЛ[2]. В отличие от места нахождения, при этом нужно назвать не только населенный пункт, но и номер дома, строения, квартиры и так далее. Как мы уже заметили, в уставе необязательно писать адрес полностью. Если же в нем уже обозначен юридический адрес, совпадающий с местом нахождения, какие бы то ни было изменения в учредительных документах не нужны.

В случае изменения юридического адреса обязанность юрлица — проинформировать об этом регистрирующий орган, чтобы потом внести актуальные данные в базу ЕГРЮЛ. Если этого не сделать, неизбежны проблемы с налоговыми органами. Организация не сможет вовремя получать юридически значимую корреспонденцию, ее официальный представитель будет отсутствовать по указанному при регистрации адресу. Эти нарушения могут стать причинами крупных штрафов, а в самом крайнем случае привести к ликвидации фирмы.

Решение о смене юридического адреса руководство предприятия может принять по разным причинам. Вот некоторые из них:

• Компания расширяет свою деятельность, в связи с чем требуется офис большей площади или расположенный в более престижном районе. Иногда возникает необходимость в переезде в другой регион РФ.
• Арендодатель не согласен продлить договор аренды занимаемого организацией помещения, увеличивает арендную плату; или же офис вовсе переходит к другому собственнику, который диктует неприемлемые условия.
• Юридический адрес оказался массовым. Это значит, что по нему зарегистрировано одновременно несколько предприятий. Такая ситуация может привести к проблемам с налоговой, поэтому адрес желательно поменять.
• Руководитель приобрел в собственность другое помещение.
• При внесении данных об адресе в ЕГРЮЛ была допущена ошибка, в результате которой сведения оказались недостоверными.
• Другие причины — как объективные, так и субъективные.

Как поменять адрес в пределах населенного пункта

Порядок смены юридического адреса может быть разным — это зависит от того, какие сведения изначально присутствуют в учредительных документах и меняет ли организация место своего нахождения (город, например). Если населенный пункт остается тем же, а устав не содержит исчерпывающих данных об адресе юрлица, для перерегистрации понадобятся следующие бумаги:

• протокол общего собрания, в ходе которого было решено поменять юридический адрес. Если у организации только один учредитель, достаточно приказа, составленного от его имени;
• документы, утверждающие право организации действовать по новому юридическому адресу. Это может быть свидетельство о собственности помещения, арендный договор, гарантийное письмо;
• заявление на бланке Р13014, где содержатся новые данные об адресе. Это специальная форма, предназначенная для уведомления ФНС о предстоящем изменении сведений, содержащихся в ЕГРЮЛ, и о внесении корректировок в учредительный документ организации. На документе обязательно ставится подпись руководителя, заявление заверяется у нотариуса.

Если юридический адрес в уставе был указан полностью, в пакет документов должны входить:

• решение общего собрания или единственного учредителя;
• документы, доказывающие право юрлица вести деятельность по новому адресу (договор аренды офиса, гарантийное письмо от его владельца, свидетельство о праве собственности);
• заявление на бланке Р13014, сопровождаемое подписью руководителя, заверенное у нотариуса;
• квитанция об уплате госпошлины за процедуру изменения адреса. Фиксированная цена данной услуги — 800 рублей. Если подавать документы онлайн через Единый портал госуслуг или сайт ФНС, платить госпошлину не нужно;
• скорректированный устав в двух экземплярах. В нем можно не писать полный адрес, достаточно обозначить только город (или название другого населенного пункта). Если впоследствии появится необходимость во внесении изменений, это упростит процедуру.

Лист записи ЕГРЮЛ с измененным адресом налоговая передаст заявителю максимум через пять рабочих дней.

Иногда руководитель или владелец фирмы принимает решение об изменении юридического адреса на место своей прописки в том же городе. В этом случае потребуется такой же комплект бумаг, что и при перемене адреса с корректировками устава. Кроме этого, нужны будут копии паспорта (главная страница и прописка) и свидетельства о праве собственности на жилплощадь. Если у квартиры несколько владельцев, понадобится письменное согласие каждого из них.

С 11 февраля 2016 года действует приказ ФНС, устанавливающий более строгие требования к проверке изменений в ЕГРЮЛ[3]. Сейчас не редкость случаи, когда налоговая останавливает процедуру смены адреса. Основные причины, по которым такое может произойти:

• выяснилось, что по новому юридическому адресу уже действует более пяти организаций (проверить данную информацию можно на официальном сайте ФНС);
• в оформлении документов есть ошибки;
• помещение, значащееся по указанному адресу, непригодно для данного вида экономической деятельности;
• владельцы помещения выступают против того, чтобы по данному адресу располагалась организация;
• форма заявления выбрана некорректно;
• документы о смене адреса отправлены в ФНС с запозданием.

Если у налоговиков возникнут сомнения в том, что представленные сведения верны, они вправе «заморозить» процесс регистрации нового адреса на 30 дней и более. За это время заявитель обязан документально подтвердить данные. Как только это произойдет, налоговый орган разрешит регистрацию, даже если срок приостановки еще не истек. Если же заявитель не представит подтверждающих документов, ФНС внесет в ЕГРЮЛ отметку о том, что сведения недостоверны.

Что делать, если организация переезжает в другой город

В результате расширения деятельности предприятия или по другим причинам может возникнуть необходимость перерегистрировать организацию в другом городе. Эта процедура состоит из двух этапов и занимает до полутора месяцев. Первым делом необходимо сообщить в ИФНС, которая зарегистрировала организацию, о намерении сменить адрес. И лишь по истечении 20-дневного срока с даты внесения изменений можно подавать пакет документов в другой регистрирующий орган. Но иногда информировать предыдущую ИФНС не обязательно. В этом нет необходимости, если:

• организация перерегистрируется на домашний адрес директора;
• новый юридический адрес является местом прописки участника, который владеет, по крайней мере, 50%-ной долей в стоимости предприятия.

Вот так происходит пошаговая смена юридического адреса, когда компания переезжает в другой город:

• Оформляют протокол общего собрания. Или же учредитель (если он всего один) выносит свое решение. Разработанный документ заверяют у нотариуса.
• Переоформляют устав, вписав в него новый юридический адрес. Как мы уже сказали, в документ можно по желанию включить полные сведения или просто обозначить населенный пункт. Устав должен быть составлен в двух экземплярах.
• Пишут заявление по форме Р13014 и заверяют его нотариально. Адрес в этом документе указывают полностью, согласно КЛАДР (классификатор адресов РФ). На данном этапе необходимо также взять выписку из ЕГРЮЛ — она понадобится, чтобы заверить заявление у нотариуса.
• Направляют собранные документы в прежнюю налоговую инспекцию. Итак, пакет должен состоять из протокола ОСУ, заявления по форме Р13014 и двух экземпляров устава. После этого налоговая делает запись в ЕГРЮЛ. И только по прошествии 20 дней учредитель может отправить регистрационные документы в инспекцию по новому адресу.
• Подготавливают документы, с помощью которых можно доказать, что организация работает по новому адресу на законных основаниях. Если фирма снимает офис, необходимо представить гарантийное письмо от владельца, копии договора аренды и свидетельства арендодателя о праве собственности. Если помещение принадлежит учредителю, потребуется выданное на его имя свидетельство о праве собственности. Если же адрес регистрации меняется на домашний, нужно получить согласие всех владельцев жилья.
• Оплачивают госпошлину (800 рублей) и прилагают квитанцию в случае подачи бумажного комплекта документов.
• Пишут заявление по форме Р13014 и заверяют его у нотариуса не позднее чем через пять дней. Для заверения нужна выписка из ЕГРЮЛ.
• Когда истекает 20 дней с даты внесения записи о смене адреса в ЕГРЮЛ, подают в налоговую все собранные бумаги. Повторим их список: протокол или решение, два экземпляра устава, заявление по форме Р13014, документы, устанавливающие право юрлица работать по новому адресу.

Если с документами все в порядке, в инспекции заявителю вручают расписку, в которой проставлена дата получения окончательного результата. В среднем процесс обработки занимает пять–шесть дней. В итоге после перерегистрации адреса предпринимателю на руки выдаются:

• лист записи в ЕГРЮЛ с новым юридическим адресом предприятия;
• свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции;
• новый устав с пометкой ИФНС.

После внесения записи о смене адреса в ЕГРЮЛ прежняя ИФНС снимает организацию с учета. Данные о ней переходят в налоговую инспекцию по новому месту регистрации.

Как говорилось выше, ИФНС вправе приостановить процесс на 30 дней для того, чтобы убедиться в достоверности поданных документов для смены юридического адреса. Апеллируя к приказу ФНС РФ от 11 февраля 2016 года, сущность которого в ужесточении мер по изменению информации для юридических лиц, представители фискальной службы могут по несколько месяцев отказывать в принятии бумаг на перерегистрацию.

Изменение юридического адреса, как любая бюрократическая процедура, не всегда проходит гладко. Чтобы исключить возможность приостановок, лучше заблаговременно подготовиться и внимательно отнестись к составлению необходимых документов. Эту задачу решить намного проще, если обратиться в компанию, которая оказывает содействие при смене юридического адреса.