Рассказывает Глеб Архангельский, генеральный директор ОАО «Организация Времени», зав. кафедрой тайм-менеджмента Московской финансово-промышленной академии, к.э.н. Автор деловых бестселлеров «Тайм-драйв: как успевать жить и работать», «Работа 2.0: прорыв к свободному времени» и других. Обладатель звания Microsoft Outlook Most Valuable Professional. Победитель конкурса «Предприниматель года» Ernst and Young в номинации «Образование и развитие бизнеса».
Блог: https://glebarhangelsky.livejournal.com,
e-mail: info@improvement.ru.
— Время — уникальный невосполнимый ресурс, который есть у каждого из нас. Мы все равны перед неумолимым течением времени. Наши уникальные способности, профессиональная компетентность, стремление достичь большего часто сталкиваются с хронической нехваткой именно времени. Это единственный ресурс, которого не хватает всем, вне зависимости от возраста, психологического типа, социального и материального положения.
К сожалению, в области времени нет миллионеров. Доступный нам капитал времени, оставшегося до конца жизни, составляет примерно
Тайм-менеджмент, управление временем — одно из самых необходимых искусств для современного человека. Разнообразной информации все больше. События происходят все быстрее. Нужно вовремя реагировать, укладываться во все более жесткие сроки. При этом как-то находить время для отдыха, увлечений, семьи, друзей... Все эти задачи позволяют решить техники тайм-менеджмента.
Тайм-менеджмент как технология повышения эффективности и организации своей деятельности интересна не только в России. С проблемами самоорганизации сталкиваются и за рубежом. Так, совсем недавно, в начале октября, в Университете Ньюкастл в Англии я провёл мастер-класс по тайм-менеджменту. Вопросы планирования, самомотивации, целеполагания и многие другие актуальные темы были с воодушевлением и крайним интересом восприняты нашими зарубежными партнёрами.
Рассмотрим несколько направлений тайм-менеджмента, встречающих наибольший резонанс в личной организации времени.
Гибкое планирование
При слове «планирование» наш мозг неосознанно добавляет «жесткое и детальное», а это не так. Есть много различных видов планирования, в том числе очень гибких. Важно выбрать тот метод, который оптимально подходит именно для ваших личностных особенностей и специфики вашей работы.
Выполнение многих задач не так просто «запланировать». Например:
• «Если встречу гендиректора — решить вопрос с рекламациями».
• «Поеду домой — не забыть заехать в автосервис, проверить тормоза».
• «Когда буду в банке, заплатить заодно за домашний интернет».
Под каким часом записать эти задачи в ежедневнике, на какое время установить напоминалку в мобильном телефоне? Ведь напоминалка обязательно выскочит не во время звонка Петрова, а задача про автосервис будет много раз вычеркиваться в прошлых днях бумажного ежедневника и переноситься на следующие дни. Проще говоря, как справляться с задачами, исполнение которых трудно запланировать заранее на точно определенный момент времени?
У древних греков было два разных слова для обозначения времени. «Хронос» — линейное, астрономическое, измеримое время, привычное нам время ежедневников и органайзеров. И «кайрос» — удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-либо дела.
Вспомните свой рабочий день — сколько задач у вас привязано к жесткому «хроносу», а сколько — к гибкому «кайросу»?
Обычное «жесткое» планирование в ежедневнике или электронном календаре к управлению «кайросовыми» задачами не приспособлено. Мы не можем записать «кайросовую» задачу под четким временем в ежедневнике или поставить электронную «напоминалку», т.к. не знаем точно, когда по коридору пройдет гендиректор или когда мы будем проезжать мимо автосервиса.
Типичные контексты («кайросы»):
• место: «в банке», «в тверском филиале»;
• человек или группа людей: «вопросы к шефу», «при разговоре с Берлагой из Геркулеса»;
• обстоятельства внутренние: «когда хочется / не хочется работать»;
• обстоятельства внешние: «когда шеф будет в хорошем настроении».
Систему контекстного планирования можно наладить в любом обычном ежедневнике. Для этого нужно сделать следующее:
► Создать разделы, соответствующие актуальным для вас контекстам.
► При приближении какого-либо «кайроса» достаточно заглянуть в соответствующий раздел органайзера и освежить в памяти нужные дела.
► Таким образом, вы не загоняете себя в рамки жесткого плана, но при этом гарантируете, что «вспомните о нужной задаче в нужное время».
Самомотивация
Бывают в нашей жизни дела, требующие может быть совсем немного времени, но неприятные. Позвонить недружелюбному клиенту; попросить шефа о повышении зарплаты, и т.п. В тайм-менеджменте такие задачи называются «лягушками».
«Лягушки» часто подолгу откладываются и грозят перерасти в большие неприятности. Обидно получается: задача, требовавшая 5 минут, откладывалась неделями, и поэтому переросла в проблему, на решение которой придется потратить много часов.
У испанцев есть поговорка «Каждое утро съедай лягушку». Действительно, начав день со съедения одной лягушки, вы весь день ходите бодрый и радостный. Про остальных лягушек вы не вспоминаете — они остались на следующие дни. И наоборот, если утром лягушку не съесть — она будет весь день «маячить» где-то на горизонте и отравлять жизнь. Как пишет один участник тайм-менеджерского семинара, «Я думал, у меня стада лягушек, зеленые ковры вокруг меня... А когда ввел „правило ежедневной лягушки“ — они все разошлись за две недели».
Потратить меньше времени и сил на «раскачку» поможет «метод швейцарского сыра». Попробуйте выполнять задачу не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки — наиболее простые, приятные, и т.д. Например, при подготовке отчета можно сначала подобрать иллюстрации, написать несколько наиболее простых и понятных для вас абзацев, и т.п. Через некоторое время в вашем «сыре» образуется столько дырок, что «доесть» его будет совсем несложно.
Чем менее жесткий срок исполнения у задачи, и чем она при этом крупнее — тем труднее, как правило, заставить себя ее выполнить. Особенно это касается очень крупных задач, в терминологии тайм-менеджмента — «слонов». Например:
• написание диссертации
• разработка бизнес-плана развития региона
• ремонт в доме
• изучение иностранного языка
• улучшение своей физической формы.
Главная наша проблема при работе со «слонами» — склонность русского человека к глобализации, укрупнению задач.
Единственный способ побороть эту страсть к глобализации и все-таки «съесть слона» — разрезать его на маленькие измеримые «бифштексы», и каждый день съедать один такой бифштекс. При этом важно нарезать слона на такие «бифштексы», каждый из которых действительно приближает вас к съедению слона. Например, не «прочитать очередную статью о фитнессе», а «сделать 30 отжиманий».
Еще один способ тратить меньше сил при работе над сложными задачами — «промежуточная радость». Разбейте работу на несколько этапов, и за прохождение каждого этапа назначьте себе небольшую награду. Например, «за каждые 2 написанных страницы откусить кусочек шоколадки», и т.п. Эти награды и наказания могут быть совсем маленькими, но важно, чтобы они были немедленными. Как правило, «маленькие радости» за каждый сделанный шаг мотивируют лучше, чем осознание будущих долгосрочных результатов. Такие маленькие награды самому себе позволят сделать более приятной самую сложную работу, и выполнить ее в более сжатые сроки.
ПРИМЕР ИЗ ПРАКТИКИ. Рассказывает один из участников Тайм-менеджерского сообщества, руководитель проектов в IT-компании: «Мне нужно было решить достаточно неприятную проблему с налоговой. С одной стороны, проблема не срочная, можно откладывать, но с другой стороны — в итоге будет гораздо хуже. Тогда я разбил проблему на подзадачи, но не просто, а „до идиотизма“. Примерно так: 1. Купить конверт, 2. Найти в справочнике адрес налоговой, 3. Надписать конверт, и т.д. Получилось около 150 пунктов. Дальше взял за правило: каждое утро вычеркивать любые 5 пунктов. Таким образом проблема, откладывавшаяся месяцами, была достаточно быстро решена».
«Мемуарник» и определение ценностей
Первое, с чего полезно начать работу над личным временем — определение целей и ценностей. Простой и технологичный инструмент для выявления личных ценностей изобрел участник Тайм-менеджерского сообщества Виталий Королев, консультант по вопросам корпоративного управления. «Мемуарник», от слова «мемуары», ведется следующим образом:
1. Каждый день вечером выделите
2. Запишите в ежедневник или в отдельную тетрадь Главное событие дня (ГСД). Именно событие, эмоционально значимое для вас. Это не обязательно главный результат дня, не обязательно главное достижение. Самым ярким событием может оказаться, например, пятиминутный разговор с другом. Событие может быть и позитивным, и негативным. Представьте, что из всей вашей библиотеки на необитаемый остров вам разрешили взять одну книгу — какую вы выберете? Так и здесь — какое одно событие дня вы бы «взяли на необитаемый остров»?
3. В конце недели выпишите Главное событие недели — одно из семи ГСД, или какое-то отдельное новое событие. В конце месяца — Главное событие месяца. В конце года — Главное событие года.
Рядом с событиями формулируйте ту вашу ценность, на основе которой именно это событие вы сделали главным. Например, событие — «Приезд дочери от бабушки», ценность — «Семья, дети». Нет «единственно верного» для всех списка ценностей, у каждого они различны. Кто-то, например, будет чаще записывать в колонку ценностей «новизну, яркость впечатлений» — а кто-то, наоборот, «стабильность, предсказуемость». Люди разные, ценности разные — важно определить те, которые актуальны именно для вас.
Мемуарник позволит вам достаточно быстро сформировать список ваших ключевых ценностей. Кроме того, он побудит вас каждый день уделять несколько минут вопросу о Главном. Это позволит не терять ключевые ценности вашей жизни в суете текущих дел.
Для начального знакомства с тайм-менеджментом:
• Прочитайте одну из книг «Тайм-драйв: как успевать жить и работать» (личный тайм-менеджмент), «Формула времени: тайм-менеджмент на Outlook» («компьютеризация» тайм-менеджмента), «Корпоративный тайм-менеджмент» (настройка тайм-менеджмента в компании).
• Напишите на Info@improvement.ru и получите бесплатно электронный текст книги Глеба Архангельского «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»! В теме письма укажите «Запрос на книгу Тайм-драйв». В письме укажите Ваши Ф.И.О., город, компанию, должность, телефон.
• Посетите один из открытых семинаров «Тайм-менеджмент: гибкие методы» (базовый курс), «Тайм-менеджмент на Outlook» («компьютеризация» тайм-менеджмента), «Тайм-менеджмент для первых лиц» (настройка тайм-менеджмента в компании).
• Посетите один из наших бесплатных мастер-классов.
Более подробно познакомиться с программами тренингов Вы можете на сайте компании «Организация времени» www.ov1.ru.
Пополнить свой багаж знаний техниками тайм-менеджмента помогут статьи на портале www.improvement.ru.
