Пока мы чем-то занимаемся, у нас абсолютно нет времени прикинуть, правильно ли мы тратим свое время. Но потом, оглядываясь назад, понимаем: большую часть времени мы тратим на необязательные занятия и бесполезные дела, такую же - на бездеятельность. Многое из важного так и не успели сделать, кое-что из срочного еле успели, но кое-как.... Знакомо? И приходится всерьез задуматься: а на то же так стремительно уходит вся наша жизнь?
Подойдем к этому вопросу как к обычному коммерческому расчету - попытаемся экономить время, научимся его считать, как деньги. Можно это назвать модным словом "тайм-менеджмент".
Организовываем свое время
Вот несколько самых важных пунктов по самоорганизации времени (тайм-менеджмента):
1) Выработайте свою цель либо ищите ее, наметив несколько промежуточных, второстепенных целей и задач. Поиск цели - это тоже цель, "поисковое" состояние нередко бывает плодотворным. Только не надо путать его с понятием "творческий отпуск", когда человек просто отдыхает от суеты и работы, чтобы вновь обрести желание и мотивацию к более интересной деятельности. На западе даже существует понятие "traveling between jobs" - когда только что уволившись, человек отправляется в длительное путешествие по разным странам с целью сменить обстановку и хорошенько разобраться в собственных желаниях и найти наконец-то, что ему больше всего по душе.
2) Обязательно составляйте план - на завтрашний день, на неделю, на месяц. План - это список конкретных шагов к достижению поставленной цели, вариантов способов, распределение этих шагов во времени.
3) Планируйте, сосредотачиваясь только на самом главном: чем меньше пунктов в расписании, чем больше "люфтов" - тем больше степеней свободы. Однако составляйте план действий по возможности обдуманно: только самое важное, основное.
4) Не застывайте в промежуточном состоянии между осуществлением цели и выполнением планов. Если случилось на работе временное "ничегонеделание" - ни в коем случае не играйте в игры на компьютере, не болтайте с коллегами ни о чем и не пропадайте часами в соседнем кафе за чашкой капуччино и пачкой сигарет. "Подсев" на пасьянсы и стрелялки, вы и не заметите, как они, подобно наркотику, "съедят" вместе со временем вашу способность сосредотачиваться на поставленных задачах и текущих вопросах. Разговоры в коридоре офиса могут совсем не понравится строгому начальнику, а выкуренная от безделья в кафе пачка сигарет отнюдь не прибавит вам здоровья.
5) С другой стороны, при так называемых "вынужденных" потерях времени (очередь, пробки на дороге, болезнь), научитесь расслабляться и не нервничать. Ведь и в этом случае можно с толком проводить время: обдумывать предстоящие деловые встречи, делать записи в еженедельник, отдохнуть, заняться своей внешностью, позвонить маме, в конце концов...
6) Рассчитайте присущую конкретно вам плотность предстоящих за день дел в единицу времени - методом проб и ошибок вы непременно ее найдете. Обязательно учитывайте в плане некоторый процент временных потерь.
7) Старайтесь развить у себя чувство времени. Упражняйтесь в угадывании, к примеру - который сейчас час (при условии что на протяжении нескольких часов вы не будете смотреть ни на какие циферблаты). Или мысленно отсчитайте 60 секунд и проверьте на часах, действительно ли прошла минута. Поначалу вы будете ошибаться, но постепенно научитесь правильно ориентироваться.
8) Рассчитайте, сколько времени вы потратите на обычную работу, на поход за покупками, на поездку к партнерам по бизнесу. Постоянно корректируйте ошибку и со стороны уточнения прогнозов, и со стороны ваших действий. Если вам необходимо попасть на встречу к точно назначенному времени, обязательно учитывайте в необходимом на поездку времени непредвиденные ситуации (форс-мажор) - пробки, поломку транспорта, сломанный каблук. Лучше приехать пораньше, чем опоздать и перенервничать.
9) Примерно раз в неделю просматривайте свои планы на предмет обнаружения незаконченных дел либо запланированных, но даже не начатых. Если их много - это опасный знак. Решительно разберитесь, какой пункт оказался непродуманным, какой - трудновыполнимым, какой - вообще ненужным. В соответствии с анализом эти задачи необходимо либо вычеркнуть, либо передвинуть срок исполнения. Или же подойти к их выполнению с другой стороны и другим способом.
Отличаем срочное от важного
Срочное дело не всегда оказывается важным. Но срочное важному мешает постоянно. Между тем, компромисс всегда возможен. К примеру, вы журналист и пишете статьи. Но параллельно вам приходится отвечать на телефонные звонки, вести переписку по почте... Иными словами эта техника называется "упорядочиванием". Кроме писем, набегают еще срочные звонки и встречи. А поскольку вы сами себе секретарь, то и распределяйте дела, как опытный офис-менеджер: одно - в папку срочного реагирования, другое - в файл с названием "повременить" или "обдумать", третье - на предварительную обработку и последующее хранение до востребования, четвертое - на передачу тому, кто в этом лучше понимает, пятое - вообще в "корзину". При этом файлы и папки могут находится как у вас в голове, так и в компьютере или ежедневнике. Просматривать их нужно регулярно, следить за тем, чтобы папки не переполнялись, то есть "двигать" дела. Важно: научитесь говорить "нет" бесцельной болтовне, несвоевременным разговорам и телефонным "посиделкам". И главное - умейте сказать "нет" всем тем, кто хочет отнять у вас время.
Еще несколько советов
Совет для лентяек: когда ничего не охота и лень, поиграйте в игру - заставьте себя на самом деле ничего не делать. Вот просто насильно сидите и изо всех сил запретите себе любую деятельность. Через непродолжительное время вы вдруг обнаружите, что с радостью готовы взяться за любую работу.
Совет для трудоголичек: иногда действительно заставляйте себя отдохнуть и по-настоящему расслабиться. Устройте себе внезапный, но обязательно полностью выходной день. Обычно уик-энд любительниц поработать происходит по следующему сценарию: уснуть и забыться. В результате они более подвержены чувству "разбитости", депрессивным состояниям и апатии. Постарайтесь спланировать свои выходные таким образом, чтобы в распорядок дня обязательно включить прогулки на свежем воздухе, приятное общения с друзьями, поход в кино или на выставку, физические нагрузки. Займитесь теми делами, которые уже давно "пылятся" в "долгом ящике" - например, дочитайте наконец-то понравившуюся книгу, или смените прическу. В любом случае, не забудьте отключить мобильный телефон, если существует риск неожиданных деловых звонков и незапланированных встреч.
Если дела почему-то не делаются, если усиливается их сопротивление (срываются сделки, переносятся встречи) - иногда нужно схитрить, сделать, как в шахматах, промежуточный, то есть необязательный ход, прикинутся, будто вам надоело или уже неинтересно. Похожие ситуации бывают, когда очень ждешь каких-либо событий, а они не происходят, например, томительное ожидание транспорта на остановке в пасмурный день. Но стоит разувериться и отойти от остановки в поисках такси, как транспорт, будто "испугавшись" вашей решительности, приезжает и гостеприимно распахивает двери.
А если наоборот, наступила благоприятная полоса, когда все получается , тогда не растрачивайте время, останавливаясь на мелочах - решайте крупные, жизненно-важные проблемы и вопросы. То есть постарайтесь сделать как можно большее количество дел на подъеме и пике "удачной волны".
В любом случае, не позволяйте себе "плыть по течению", ведь в наше время тот, кто просто стоит на месте - необратимо движется назад.
Без тени сомнения?