Не все документы должны храниться в доме постоянно. Есть бумаги, которые можно выбросить через пару месяцев или лет за ненадобностью, а есть документы, которые нужно хранить всегда. Ко вторым относятся:
— свидетельство о рождении (о смерти родственника);
— внутренний и заграничный паспорт;
— военный билет;
— свидетельство о браке;
— свидетельство ИНН;
— трудовая книжка;
— дипломы и сертификаты об образовании и повышении квалификации;
— награды, грамоты и благодарственные письма;
— водительские права;
— документы на недвижимость, машину и дорогие покупки;
— карточки медицинского и пенсионного страхования;
— договоры с работодателями и документы, подтверждающие ваше членство в различных союзах (они пригодятся при определении трудового стажа);
— завещание;
— документы о пенсии.
Чтобы документы из этого списка не пропали во время переезда или пожара, следует отсканировать их и сохранить на электронном носителе.
Какие документы нужно хранить определенное время?
- 2 недели
В течение двух недель рекомендуется хранить товарные чеки и этикетки. В течение этого срока вы имеете право вернуть продукцию продавцу (закон «О защите прав потребителей», пункт 4, статья 26.1.).
- 1 месяц
Некоторые документы действительны только в течение месяца, поэтому хранить их дольше просто не имеет смысла. К таким документам относятся:
— выписка из регистрационной книги;
— справка для перерасчета платы за некоторые виды коммунальных услуг;
— проездные билеты;
— справка о месте работы для получения загранпаспорта.
- 1 год
В течение года нужно хранить следующие документы:
— отчеты пенсионных компаний и фондов о ваших пенсионных накоплениях;
— справки о наличии или отсутствии судимости;
— страховой полис ОСАГО.
Кроме этого. 12 месяцев нужно хранить чеки и квитанции, если гарантия по ним действует в течение этого периода. Если гарантия больше одного года, то документы следует сохранять на протяжении срока, определенного в гарантийном талоне.
- 3 года
Согласно установленному законодательством сроку исковой давности (ст. 196 Гражданского кодекса РФ), нужно хранить три года следующие документы:
— квитанции об оплате жилищно-коммунальных услуг;
— документы (чеки и гарантийные талоны) на покупку товаров и услуг;
— чеки, подтверждающие оплату лечения (могут пригодиться для оформления возврата НДФЛ).
- 4 года
— документы об оплате налогов (ст. 23, 24 НК РФ). Не касается тех, кто расплачивается через свой личный кабинет на сайте ФНС.
- 6 лет
Частные предприниматели должны хранить в течение 6 лет:
— деловую корреспонденцию;
— выписки по счетам;
— сертификаты;
— налоговые декларации;
— договоры об аренде.
- На время пользования услугами
На время пользования следует хранить договоры с банком, мобильным оператором, интернет-провайдером и другими поставщиками услуг. Они могут пригодиться, например, если вы захотите сменить тариф.
Что можно выбросить?
Чтобы в доме не накапливался ворох разных документов, за ненадобностью можно избавиться от:
— старых медицинских карт и назначений врачей;
— долговых расписок, по которым долги вам вернули;
— старых доверенностей, просроченных справок;
— писем из налоговой, ПФР и управляющей компании;
— квитанций о платежах по ипотеке (при наличии справки из банка о том, что он больше не имеет к вам претензий, и справки о снятии обременения с квартиры);
— инструкций по эксплуатации, если вы давно и хорошо разобрались, как работает та или иная техника;
— выписок по кредитным картам и т. д.